calcul indemnites kilometriques

Très utilisées il y a quelques années, les indemnités kilométriques restent une solution alternative pour les entreprises ayant des collaborateurs rarement en déplacement. Cette solution est-elle adaptée à votre situation ?

Un choix à étudier au cas par cas

Les entreprises peuvent recourir au système des indemnités kilométriques (IK) pour les trajets de leurs collaborateurs ayant opté pour le régime des frais réels déductibles. Ces derniers utilisent alors leurs véhicules personnels (voiture, vélomoteur, scooter ou moto, vélo) à des fins professionnelles. Ils sont défrayés selon un barème mis à jour (ou confirmé) chaque année. Le montant obtenu est une évaluation des frais d’utilisation du véhicule (en fonction de la puissance et de la distance parcourue en km : « d »).

Une solution de plus en plus rare, mais qui peut s’avérer un bon complément d’une flotte de véhicules lorsque les déplacements sont trop courts et/ou trop peu nombreux pour justifier un achat ou une location plus engageante.

Indemnités kilométriques : barème 2018 pour les voitures

Puissance administrative en CV Jusqu’à 5 000 km 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins d x 0,41 (d x 0,245) + 824 d x 0,286
4 CV d x 0,493 (d x 0,277) + 1 082 d x 0,332
5 CV d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 CV d x 0,568 (d x 0,32) + 1 244 d x 0,382
7 CV et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401

Indemnités kilométriques : barème 2018 pour les motocyclettes (cylindrée de plus de 50 cm3)

Puissance administrative en CV Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
3, 4 ou 5 CV d x 0,4 (d x 0,070) + 989 d x 0,235
6 CV et plus d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351 d x 0,292

Indemnités kilométriques : barème 2018 pour les 2-roues (cylindrée de moins de 50 cm3)

Jusqu’à 2 000 km De 2 001 à 5 000 km Au-delà de 5 000 km
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146

Ces montants, inchangés depuis quatre ans, sont à répertorier comme frais réels dans la déclaration de revenus.

Les vélos aussi !

Depuis le 13 février 2016, le barème kilométrique est aussi établi pour les vélos :

0,25 x km parcouru aller/retour entre le domicile et le lieu de travail (distance la plus courte) x nombre de jours de travail. L’indemnité pour l’usage de vélo est exonérée de cotisations sociales jusqu’à 200 € par an par salarié.

Indemnités kilométriques : 8 points à prendre en compte

indemnites kilometriques1. Le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas pris en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu. « Pour l’entreprise : le montant est exonéré des charges sociales et celui-ci est déductible des résultats de la société si des justificatifs sont délivrables », explique Sébastien Treps, expert-comptable du groupe SFC.

2. Les véhicules personnels utilisés plus de 15 000 km/an pour des missions professionnelles sont assujettis à la TVS (par paliers).

3. Les trajets domicile-travail ne peuvent pas être remboursés, « sauf si les transports en commun sont inexistants, les horaires inadaptés ou s’il s’agit d’un retour à l’emploi ».

4. Le barème kilométrique prend en compte les frais de carburant, d’assurance, de réparation, d’achat d’équipements de protection ou encore l’amortissement du véhicule. En revanche, les péages, le stationnement ou les intérêts afférents à l’achat à crédit du véhicule utilisé ne sont pas inclus. Cela implique des notes de frais supplémentaires.

5. « Il est aussi possible de tenir une comptabilité précise avec l’ensemble des frais réels (justificatifs à l’appui), plutôt que de se baser sur le barème », continue Sébastien Treps.

6. Le traitement administratif des indemnités kilométriques, parce qu’elles génèrent différentes notes de frais, est important et coûteux.

7. « Les indemnités kilométriques permettent à l’entreprise d’éviter la gestion liée aux amendes et aux pertes de points », ajoute l’expert-comptable.

8. Si les véhicules sont les reflets de l’entreprise, il n’est ici pas possible de contrôler le type de modèle ou sa propreté.

Dans le cas où les déplacements sont réguliers, il est donc plus intéressant de constituer une flotte d’entreprise davantage valorisante et moins coûteuse. L’utilisation de cartes carburant permet d’aller encore plus loin avec la suppression des notes de frais pour le carburant, les péages ou les parkings.

 

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