La plupart des salariés prennent leurs vacances en été. Et forcément, la baisse de l’activité a des répercussions sur l’utilisation des véhicules de flotte. Comment limiter les dépenses superflues pendant cette période et en profiter, dans le même temps, pour optimiser votre parc ?

Vos salariés prennent leurs congés fin juillet-début août ? Un classique en entreprise, où l’activité tourne au ralenti. Pour une flotte, cette période de l’année est donc toujours délicate à organiser. Pendant plusieurs jours, de nombreux véhicules restent à l’arrêt. Il est nécessaire d’adapter votre gestion et en tirer profit autant que possible.

Laisser ou non aux salariés l’usage du véhicule de fonction à titre personnel

Votre entreprise peut faire le choix d’accorder aux collaborateurs l’utilisation du véhicule de fonction lors de leurs congés. Cet usage à titre privé doit être prévu au contrat de travail et cela se répercute, évidemment, sur l’évaluation de l’avantage en nature. Basez-vous sur les grilles forfaitaires prévues par l’Urssaf (en fonction de l’âge du véhicule acheté ou si celui-ci est loué). Il en va de même pour le paiement ou non du carburant lors des trajets non professionnels. Enfin, l’assurance doit être prévenue de cette mise à disposition permanente.

Si l’usage professionnel seul (incluant les trajets domicile-travail) est admis, il faut le notifier par écrit. Le salarié est alors tenu de restituer le véhicule pour ses repos hebdomadaires. La carte carburant TOTAL GR peut aussi être configurée pour ne pas être utilisable pendant cette période.

Vérifications diverses

Profitez de l’été pour réaliser aussi un check-up complet de vos véhicules : huiles, pneumatiques, phares… Un lavage en profondeur, par exemple en station TOTAL Wash, garantira aussi à vos collaborateurs un retour dans les meilleures conditions. Appuyez-vous sur des outils de gestion de maintenance pour planifier vos contrôles.

Une réflexion sur la flotte

L’été peut être le bon moment pour remettre à plat la car policy et mettre à jour la charte véhicule de l’entreprise. La période est propice aux réflexions de fond avec des bilans plus poussés sur l’année écoulée. Dépenses de carburant, accidentologie, réception des amendes… n’éludez aucun sujet et prenez le temps d’élaborer un plan d’actions pour la rentrée.

Prévoir un espace de stockage des véhicules

Si les salariés en vacances n’ont pas pour habitude de conserver à leur domicile leur véhicule de fonction ou de service, l’entreprise doit être en mesure de les accueillir sans générer de surcoûts. Selon la taille de votre société, prévoyez donc un espace pour qu’ils puissent stationner dans les meilleures conditions. Le parking prévu doit être bien sécurisé. Dans le cas d’une entreprise ayant opté pour une organisation en autopartage, cette problématique est logiquement déjà intégrée.

Place à l’action

Si l’activité de vos salariés présents le permet, l’été est la période idéale pour leur proposer des formations à l’éco-conduite ou des stages sécurité automobile. Pour votre entreprise, les gains futurs sont évidents : diminution des consommations de carburants, baisse du nombre d’accidents, diminution du stress…

Et pour vous, personnellement, choisissez aussi le mois de juillet pour vous former à de nouveaux outils de gestion de flotte.

Suivi de flotte en été : portez un autre regard
Le suivi géolocalisé des véhicules de votre flotte est une source d’informations très riche. Il vous permet de connaître avec précision les circonstances des accidents ou les raisons des amendes perçues… et d’agir en conséquence. En juillet et en août, les routes dans certaines régions sont désertes et les véhicules de votre flotte ne sont pas tous utilisés. Alors isolez ces statistiques pour ne pas fausser vos analyses.

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