Pour toute entreprise, la recherche des coûts cachés est un défi au quotidien : il s’agit d’autant d’opportunités pour optimiser la rentabilité de la société dans son ensemble. La gestion de flotte automobile n’échappe pas à cette règle. Conséquences de dysfonctionnements ou d’imprévus, les coûts cachés peuvent être en partie mieux maîtrisés grâce à une meilleure organisation et des outils efficaces. Certaines actions préventives peuvent ainsi jouer un rôle positif qui peut être visible sur le long terme.

Organisation dans l’entreprise

Les coûts cachés de la flotte ne se limite aux seuls véhicules. Toute l’entreprise est concernée et une organisation autour du gestionnaire doit être mise en place.

Définissez les règles du poste de gestion de la flotte

  • Calcul de la TVS par le service financier, choix des véhicules par les Achats, valorisation des postes par les RH… un parc automobile concerne tous les services d’une entreprise. Mais attention : une mauvaise coordination (doublons de facture par exemple) peut engendrer des surcoûts à maîtriser.

Les décisions liées au poste de la flotte automobile doivent être centralisées pour ne pas perdre en efficacité même si les autres services ont évidemment leur mot à dire sur les choix de véhicules et de financement.

=> Le temps/homme passé supplémentaire peut être réduit grâce à une bonne organisation autour d’un gestionnaire de flotte officiel, si ce n’est pas déjà le cas. Des points internes réguliers peuvent être utiles, notamment lors de l’intégration de nouveaux salariés, de la rédaction de la charte véhicules ou au moment de chaque mise à jour de la car policy.

=> Pour les TPE/PME, dont le parc de véhicules est généralement géré par le chef d’entreprise, cette approche est radicalement différente. Il peut malgré tout être intéressant de bien « professionnaliser » la gestion des véhicules : mise en place d’outils de suivi, écriture d’une charte définissant les règles d’utilisation des véhicules… L’important est de calibrer le temps de gestion du parc en fonction des besoins.

Trouvez les outils adéquats pour vous accompagner

  • La taille de votre flotte automobile évolue et est d’autant plus difficile à suivre ? Vous souhaitez engager des changements d’organisation ? Vous vous perdez dans les notes de frais de vos collaborateurs ? Les statistiques réalisées « à la main » ne vont plus assez loin…

Un suivi précis du parc est nécessaire pour un gagner un temps précieux. Et tous vos collaborateurs en profitent… Choix des trajets les plus rapides, dépenses en carburant mieux maîtrisées, engagement dans une démarche d’éco-conduite… de nombreux paramètres offrent au gestionnaire une vision globale et complète pour définir des axes d’amélioration.

=> Définissez les points à suivre dans les reportings reçus régulièrement afin de repérer très rapidement les événements ayant un impact dans votre gestion : factures, commandes et livraisons des véhicules bloquants, sous-roulage, dates de contrôle technique…

=> Appuyez vos décisions stratégiques pour améliorer le TCO de votre flotte en analysant les chiffres clés des tableaux de bord. Vous pourrez décider de manière éclairée du passage en autopartage ou des modifications à apporter à la car policy de votre entreprise…

=> GR Online, la plateforme en ligne associée à la carte TOTAL GR, vous permet de faire l’économie de la gestion des notes de frais. Pour vos collaborateurs, comme pour vous, le gain de temps est considérable !

Fixez des limites précises à vos collaborateurs

  • En période de vacances, les dépenses de vos collaborateurs en carburant ne varient pas ? Les frais de lavage sont anormalement élevés ? Des anomalies qui peuvent être encadrées et corrigées…

Quelques règles doivent être définies dès l’attribution du véhicule de fonction : plafonds de dépenses en carburant ou budget lavage, utilisation ou non de la voiture le week-end…

=> Inscrivez l’ensemble des règles d’utilisation dans la charte véhicules de l’entreprise que vous ferez signer à tous vos collaborateurs sur la route.

=> Une carte carburant, comme la carte TOTAL GR, permet de déterminer les plafonds de consommation à ne pas dépasser et de vous signaler les anomalies via des alertes SMS et/ou mail.

=> Une certaine souplesse est possible et peut être un vrai « plus » aux yeux des bénéficiaires.
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Autour de la flotte

De la location des véhicules au choix de l’assurance, le gestionnaire doit avoir une vision très large de son parc pour limiter les coûts cachés.

Maîtrisez les contrats de location

  • A la fin des 36 mois de location en LLD, le nombre de kilomètres parcourus par vos collaborateurs est à chaque fois plus élevé que prévu ?

Une mauvaise anticipation du kilométrage effectué par les collaborateurs peut engendrer des dépenses supplémentaires au cours de la location : les réajustements possibles augmenteront le coût global. A contrario, si le conducteur sous-utilise le véhicule, le contrat n’est pas non plus adapté.

=> Evaluez au plus juste les besoins de chaque collaborateur en anticipant au mieux l’évolution probable de l’activité. Si l’utilisation est très faible, il peut être intéressant d’envisager la mise en place, partielle ou complète, de véhicules en autopartage, ou simplement revenir à un système d’indemnités kilométriques pour les salariés quasiment jamais en déplacement.

Définissez vos besoins en assurance

  • Des plus petits accrochages aux accidents plus graves, votre entreprise enregistre chaque année de plus en plus de sinistres.

La franchise peut vite augmenter si vous ne contrôlez pas la sinistralité de votre flotte. Et ce n’est pas le seul coût caché lié à l’assurance automobile… Les clauses du contrat peuvent engendrer des frais en plus si elles sont mal adaptées : la distance d’intervention de l’assistance par rapport à l’entreprise est-elle trop importante ? Le véhicule de remplacement couvre-t-il une période suffisamment longue en cas d’accident, de panne, d’incendie ou de vol du véhicule, pour ne pas avoir à louer une autre voiture en location courte durée ?

=> Prenez le temps de bien analyser chaque ligne du contrat. Une assistance 0 kilomètre pourra être préférable si vos collaborateurs ne font que des trajets courts.

=> Et bien entendu, engagez les actions de sensibilisation nécessaires pour limiter la sinistralité de votre flotte.

Anticipez l’évolution des prix du carburant, de la fiscalité, des autoroutes…

Les tarifs liés à la gestion de flotte ne sont pas fixes : ils évoluent constamment et souvent à la hausse. Certaines évolutions fiscales sont plus faciles à anticiper que d’autres : restez à l’écoute du secteur.

=> Même si votre marge de manœuvre est faible, vous pouvez orienter vos choix de véhicules et de motorisation en fonction des annonces faites par le gouvernement (mais qui peuvent bien entendu ne pas être concrétisées).

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Un parc en bon état

L’entretien des véhicules peut permettre des gains non négligeables. Une mobilisation générale et des outils sont nécessaires.

Limitez l’immobilisation liée aux pannes

  • Batterie, allumage, plaquette de frein, climatisation… les véhicules de votre parc sont constamment en réparation… et de manière imprévisible ?

Toutes les pannes, qu’elles soient plus ou moins graves, engendrent des coûts imprévus en réparation mais aussi, potentiellement, en immobilisation du collaborateur.

=> Un entretien régulier peut vous permettre de réduire la fréquence des pannes. Utilisez des outils de suivi de vos véhicules pour vous rappeler les échéances pour les vidanges et autres entretiens courants, mais aussi pour noter l’historique de toutes les pannes rencontrées.

=> Des conciergeries automobile peuvent vous aider dans ces démarches en assurant les aller-retours avec le centre de réparation et entretien.

=> Et comme pour les accidents, veillez à la durée de disponibilité du véhicule de remplacement.

Préparez la restitution des véhicules loués

  • Très régulièrement, petites rayures et salissures font gonfler la note au moment de la restitution des véhicules de votre parc.

A la fin des contrats en LLD ou LOA, le véhicule doit être restitué en bon état, sans quoi des frais supplémentaires doivent être engagés pour procéder aux réparations. Sans un bon entretien, ces coûts imprévus peuvent vite atteindre des sommets.

=> Engagez une politique exigeante en matière d’entretien et de lavage des véhicules de fonction : encouragez vos collaborateurs à maintenir, autant que possible, leur voiture comme neuve. Prévoyez un budget entretien suffisant tout au long de la durée du contrat. Permettez-leur d’accéder aux stations de lavage TOTAL (les véhicules de fonction sont, en plus, le reflet de la société), à des parkings sous-terrain où les accrocs seront moins fréquents et assurez-vous de mettre en place toutes les mesures possibles pour réduire le nombre d’accidents : stages d’éco-conduite, sensibilisation, challenge entreprise…

=> Dans les mois précédents la restitution, réalisez un pré-diagnostic avec votre loueur afin d’effectuer les réparations nécessaires. Quelques économies sont réalisables.

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    Mes spécialités ? Les équipements et l'entretien automobile et l'évolution de l'offre constructeurs en matière de mobilité professionnelle. Je vous dévoile tous mes secrets pour garder vos véhicules comme neufs et constituer un parc cohérent au regard de votre entreprise et de vos besoins. De quoi envisager plus sereinement la gestion de votre flotte automobile, quelle que soit la taille de votre entreprise !   

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