En fin de contrat de location longue durée (LDD) ou de location avec option d’achat (LOA), la restitution d’un véhicule engendre souvent des incompréhensions de facturation de la part des entreprises. Voici quelques clés qui vous éviteront toute mauvaise surprise.

Préparer la restitution du véhicule

Dans toute location de véhicule (LLD, LOA, location avec services, fleet management), l’étape de restitution nécessite une préparation soignée. Il est primordial d’y penser dès la signature de votre contrat.

A la livraison du véhicule

La restitution doit être évoquée avec votre loueur de manière transparente, dès le début de la relation commerciale. Chaque loueur a en effet son appréciation personnelle de la définition de la vétusté d’un véhicule, conséquence de son ancienneté, de son usure et de son manque d’entretien… Pour faciliter le travail, certains définissent même une grille indiquant ce que représente l’usure normale d’un véhicule après quelques années d’une utilisation « raisonnable ». Dans tous les cas, votre loueur sera souvent conciliant sur les micro-rayures du pare-chocs ou les moquettes un peu fatiguées.

Cependant, il n’est pas rare d’avoir à remettre à neuf certains éléments abîmés, voire manquants. Mais pas à n’importe quel prix ! Demandez à votre loueur s’il estime le coût des réparations en se basant sur les prix des pièces de réemploi (recyclées). Il serait dommage de ne pas en bénéficier, d’autant que depuis le 1er janvier 2017, la loi sur la transition énergétique impose aux garagistes de proposer des pièces détachées d’occasion.

Enfin, vérifiez que votre contrat possède bien en annexe un état des lieux précis du véhicule. Cela vous évitera d’avoir à payer les dégâts éventuels de votre voiture, même minimes, mais préexistants à votre location.

Pendant la durée du contrat

Vous l’avez compris, la restitution de votre véhicule engendrera sûrement quelques dépenses. Alors autant les anticiper ! Voici quelques pistes :

Votre loueur peut prévoir d’intégrer dans le contrat les frais de remise en état de votre flotte en les mensualisant sur 36 mois par exemple. L’estimation de la somme à verser chaque mois pourra se baser sur les coûts antérieurs des restitutions des véhicules de votre flotte. Cette méthode nécessite néanmoins un réajustement pas toujours facile à calculer à la fin du contrat.

Gare aux kilomètres en trop !

Faites attention aux excédents kilométriques. Vos véhicules sont en effet loués pour des kilométrages précis. Les dépassements de forfait, même de 5 % seulement, coûtent chers. Si besoin, pensez à faire réajuster votre forfait kilométrique avant la fin du contrat en demandant à votre loueur d’établir un avenant. Mais n’attendez pas que ce dernier vous le propose spontanément, cette démarche reste entièrement à votre initiative !

 

A lire également :
Les différents systèmes de gestion de flotte

Pendant la restitution du véhicule

En fin de contrat, le véhicule doit être rendu dans un état général et mécanique impeccable, sous peine de payer des frais de remise en état élevés.

Le procès-verbal (PV) de restitution

Pièce majeure de la restitution, le PV de restitution est présent dans la pochette du conducteur dès la livraison du véhicule. Si celui-ci est égaré, demandez un nouveau PV à votre loueur quelque temps avant la restitution. Cela vous permettra de préparer votre fin de contrat, c’est-à-dire d’évaluer vous-même les remises en état à prévoir. Certains bons loueurs peuvent également vous rencontrer six mois avant la fin de la location pour réaliser un pré-diagnostic plus précis. Vous saurez alors à quoi vous en tenir le jour J et pourrez anticiper les réparations pour éviter les surcoûts de facturation.

L’examen

A la date de la restitution, le conducteur délivre au concessionnaire le certificat d’immatriculation, le carnet d’entretien rempli et les jeux de clefs qu’il a reçus à la livraison. La restitution physique du véhicule (sur le lieu de restitution fixé en amont) s’accompagne d’un examen précis de son état mécanique et esthétique entre le conducteur et le concessionnaire. Le PV de restitution est alors rempli et signé par le conducteur, puis envoyé au loueur (dans les 48 heures, avec accusé de réception). Une fois que le loueur a repris possession de son véhicule, il peut réaliser une contre-expertise afin de vérifier la conformité du procès-verbal, s’il estime que l’état des lieux du véhicule est incomplet.

Pour éviter que la restitution soit source de malentendus, certains loueurs font venir un expert chez le concessionnaire pour enrichir leur contre-expertise de photos du véhicule. La “photo-restitution” peut être utilisée pour analyse et expertise des dommages par des experts indépendants.

La clôture du contrat

Ce n’est qu’une fois la facture de remise en état validée par le gestionnaire que le contrat est clos et que la facturation s’arrête. Tant que vous n’aurez pas validé cette facture, les loyers ne seront pas stoppés. Si vous louez un nouveau véhicule sans vous être assuré que l’ancien soit effectivement restitué, physiquement et administrativement, vous risquez d’avoir à régler un double loyer.

Vous l’aurez compris, la restitution n’est pas une mince affaire. Le meilleur moyen de réduire les frais reste encore de maintenir en meilleur état possible votre flotte. Veillez donc bien à l’entretien et surveillez les kilomètres parcourus. Quant à vos collaborateurs, un seul mot d’ordre à transmettre : qu’ils prennent soin de leur véhicule !

Que se passe-t-il en cas de retard pour restituer le véhicule ?
Dès lors que le véhicule n’est pas restitué à la date prévue au contrat, le loueur peut récupérer la voiture là où elle se trouve et à vos frais. Pensez à anticiper en demandant une prolongation de la durée de la location, même si celle-ci peut ne pas être accordée par le loueur.

A lire également :
Equipement et pièces détachées : faut-il passer par Internet ?

Les points à vérifier lors de la restitution

L’examen du véhicule porte sur de nombreux points clés que vous pouvez réparer en amont, si besoin, pour réduire les coûts. Si les conditions de prise en charge peuvent différer d’un loueur à l’autre, les éléments à surveiller sont toujours les mêmes. Alors, quels sont les dommages ou manques généralement facturables ?

Carrosserie et peinture

  • Les rayures profondes (de plus de 30 mm), les éraflures trop nombreuses (par élément de carrosserie) ou les griffes superficielles ayant un impact sur la présentation générale de la voiture car très nombreuses ;
  • Les chocs assimilés à des sinistres, qui n’ont pas été réparés, les pièces cassées ou défectueuses, les dégâts de la grêle ou encore toutes les pollutions qui nécessitent une projection de peinture ;
  • Les bosses dont le diamètre est supérieur à 20 mm, les petites bosses en nombre supérieur à celui prévu au contrat, les bosses ou éraflures avec formation de rouille ou encore les marquages, peintures ou autocollants publicitaires.

Pare-chocs, baguettes, moulures de protection latérales

  • Les pare-chocs, les baguettes et les moulures cassés, déformés ou fendus ;
  • Les pare-chocs, les baguettes et les moulures peints comme la carrosserie qui présentent des rayures profondes et non lustrables, ainsi que des peintures écaillées.

Rétroviseurs extérieurs

  • Les rétroviseurs cassés (miroir, corps), mal attachés ou rayés ;
  • Les rétroviseurs au mécanisme (électrique, lumineux) cassé.

Roues et pneumatiques

  • Les pneus avec une profondeur de rainures inférieure ou égale à 4 mm ;
  • Les pneumatiques non conformes (par rapport aux spécifications du constructeur) ;
  • Les pneus présentant des déchirures ou entailles sur les flancs ;
  • Une roue de secours et les dispositifs anti-crevaison et de réparation manquants (mais aussi écrous et clés antivol) ;
  • Les enjoliveurs (si le véhicule en était équipé à l’origine) et les jantes manquants ou non conformes.
  • Les jantes déformées, cassées ou avec des rayures profondes (de 1 mm au moins) et longues (de 30 mm).

Surfaces vitrées et feux d’origine

  • Les pare-brises présentant un ou des impacts non réparables et/ou dans le champ de vision du conducteur ou du passager ;
  • Les feux cassés ou fêlés avec risque d’humidité à l’intérieur ;
  • Les essuie-glaces défectueux ou manquants ;
  • Les feux de route ou antibrouillard avec des fissures, des rayures ou des trous qui détériorent l’éclairage ou l’apparence du véhicule.

Habitacle

  • Les matériaux déchirés et éraflés ;
  • Les brûlures de cigarettes ;
  • Les tâches permanentes ;
  • Les trous dans le revêtement du plancher ou du coffre ;
  • Les saletés ou les odeurs nécessitant un nettoyage ou une réparation ;
  • Les pièces cassées, défectueuses ou manquantes (GPS, autoradio, sièges supplémentaires…).

Documents et codes

  • Absence d’un document légal ;
  • Absence de la carte grise du véhicule, du carnet d’entretien complété et des notices d’utilisation ;
  • Absence d’éléments d’ouverture du véhicule (clés et cartes d’origine (au moins 2), codes sécurité / antidémarrage).
Davantage de tolérance pour les véhicules utilitaires
Les véhicules utilitaires, souvent plus exposés aux chocs du fait de leur utilisation professionnelle plus « extrême », font souvent l’objet de conditions moins sévères de la part des loueurs. Le nombre de bosses prises en charge par le loueur, ainsi que la taille des impacts, peut être plus important.

Commentaires (8)

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*

  1. Clément Levasseur

    La grille d’évaluation dont vous parlez, où peut-on se la procurer

  2. Loïc Virlouvet

    Bonjour Clément,
    Comme indiqué dans l’article, cette grille n’existe que chez certains loueurs, et si elle existe, celui-ci vous la fournira. Mais n’oubliez pas de la lui demander !

  3. Jean-Pierre Chevrier

    Bonjour, votre article mentionne :
    “Si votre entreprise a choisi de responsabiliser les conducteurs, ces derniers devront s’acquitter de la facture de remise en état du véhicule.”
    Dans quelle cadre judirique pouvez vous inscrire cette démarche sans qu’elle soit considérée comme une sanction pécuniaire ?

  4. Loïc Virlouvet

    Bonjour Jean-Pierre, merci pour votre question.
    Cette décision peut en effet être assimilée à une sanction pécuniaire. Il faut donc bien définir en amont, dans le règlement automobile de l’entreprise, les obligations liées à l’usage du véhicule de fonction. Le salarié devra en prendre connaissance et le signer.
    Cette participation aux frais (comme l’entretien) sera plus facile à faire accepter si le véhicule est aussi utilisé dans un cadre personnel.

  5. brizay

    merci pour ces infos. mon louer n’a pas de parking donc j’ai alaisse un dimanche la voiture dans la rue, sans PV de retour.
    quelles sont mes droits?
    et si quelqu’un avait raye la voiture le dimanche?
    il n’y a pas de garde.

    j’ai laisse la voiture devant une porte large que j’ai cru être une boutique.
    c’était e fait un garage!
    le propriétaire a ajoute la plaque apres coup.
    j’ai du payer fourrière et PV plus frais de dossiers..

    comment un louer international peut avoir un bureau sans places de parking assignées?
    les autres loueurs dans la meme zone ont des places propres et sure..

  6. SAUGNAC

    Bonjour
    Suite a la restitution de ma DS5 après une location de 36 mois, un PV vierge et signé.la livraison d’une nouvelle DS5 aurait due etre faite .Malheusement apres un mois de retard de livraison je veux annuler la vente .le concessionnaire valide l’annulation mais revient sur la précédente location stipulant un contrat de 60 mois (pas au courant).que puis-je faire ?puis-je commander un vehicule d’une autre marque ?
    Merci

  7. POLLIAND

    bonjour,

    Je viens de louer un véhicule pratiquement neuf et dès la première semaine j ‘ai constaté qu ‘un antibrouillard manque: vol, perte……je ne sais pas mais quel en sera les conséquences….? Merci de votre conseil ou de votre expérience.

    • Antoine Chapelay

      Merci pour votre question.

      Cet anti-brouillard a-t-il disparu avant ou après le début de la location ?

      Si vous ne pouvez répondre à cette question, mieux vaut jouer franc jeu avec le loueur du véhicule. Vous pouvez tout simplement expliquer avoir constaté cette absence peu de temps après le début de la location et lui demander quelles sont les démarches à effectuer.

      L’assurance accompagnant cette location pourra peut-être couvrir le remplacement de ce feu. Tout dépend de votre contrat et des garanties souscrites.

      Bon courage dans vos démarches…

Des idées d'article ?

Cet article vous a plu ?

Newsletter Pro-Moove

Chaque mois, recevez les nouveaux articles qui accompagnent votre mobilité

A voir aussi