Qu’il soit acheté ou loué, le parc automobile d’une entreprise constitue souvent l’un des premiers postes de charges de l’entreprise. Optimiser son coût est donc un objectif primordial pour tout chef d’entreprise ainsi que pour son gestionnaire. Or, parmi les principales dépenses liées à la gestion d’une flotte, celles de l’entretien peuvent représenter 10 à 20, voire 30 % du TCO (Total Cost of Ownership ou coût total d’usage). Par ailleurs, un véhicule immobilisé par une panne ou une réparation peut freiner considérablement l’activité de l’entreprise. Alors, quelles sont les solutions pour l’entretien de votre flotte ? Suffit-il de faire appel à des prestataires ? Comment sensibiliser vos collaborateurs ?

Les avantages de l’entretien

Même pour une petite entreprise, disposer d’une flotte automobile suppose de consacrer du temps pour son entretien. D’une part, votre entreprise en retirera de nombreux bénéfices et d’autre part, elle augmentera la sécurité de ses employés. 

Un gage supplémentaire de sécurité

Un véhicule bien entretenu et révisé à temps, c’est tout d’abord un outil de travail plus sûr. En effet, une voiture ou un véhicule utilitaire défectueux a plus de risques de tomber en panne. Dans une situation exigeante (freinage brusque, route mouillée, grand froid…), le véhicule aura tendance à moins bien réagir s’il est mal entretenu. D’ailleurs, dans 20 % des cas, le mauvais entretien du véhicule est un facteur aggravant lors d’un accident. Or, si un collaborateur subit un accident lié au manque d’entretien du véhicule, la responsabilité pénale de l’employeur entre en jeu. Ce dernier doit donc tout mettre en œuvre pour mettre à disposition de ses salariés des véhicules en parfait état.

Une répercussion sur votre budget

Le manque d’entretien d’un parc automobile engendre des coûts directs et indirects. Outre les risques d’accidents, lourds pour l’entreprise sur tous les plans, l’usure des véhicules augmente les charges de l’entreprise. Elle provoque une hausse de l’assurance, réduit la valeur de revente de la flotte, etc. Par ailleurs, le mauvais état d’une flotte automobile nuit à l’image de votre entreprise. Enfin, l’immobilisation de voitures ou d’utilitaires peut désorganiser les plannings, affecter la productivité et le travail des employés voire même, entraîner la perte de marchés.

Ce qu’il faut retenir 

- Un véhicule « en bonne santé » tombe moins souvent en panne. 
- Une flotte bien entretenue donne l’image d’une entreprise sérieuse. 
- L’immobilisation d’une voiture ou d’un utilitaire affecte la productivité de l’entreprise.

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Sensibiliser les conducteurs

L’entretien lourd, souvent géré par le loueur ou le constructeur, n’est pas sous la responsabilité du conducteur. Mais ce dernier doit, de son côté, connaître les bons gestes pour améliorer la durée de vie de son véhicule. Quels sont-ils ? 

Les bonnes pratiques de sensibilisation

Tout salarié susceptible d’utiliser un véhicule d’entreprise doit connaître les préconisations des constructeurs pour leur véhicule, comme, par exemple, le kilométrage de la révision ou les règles d’amarrage des charges pour les utilitaires. Pour les usagers les moins soigneux, pourquoi ne pas établir une action de sensibilisation plus précise à leur égard ? Enfin, concernant le personnel utilisant leurs propres véhicules pour leurs rendez-vous professionnels, proposez par exemple une aide financière exclusivement dédiée à leur entretien !

Ce que les conducteurs doivent savoir

Au-delà des réparations d’entretien indispensables, le conducteur peut agir quotidiennement pour préserver au maximum son véhicule de l’usure. Une bonne sensibilisation des collaborateurs permet d’allonger la durée de vie de votre parc, efficacement et sans frais. Voici quelques principes simples permettant d’économiser la durée de vie de votre flotte automobile…

  • Eviter les freinages brusques : une conduite souple économise les disques, les plaquettes, et diminue les risques d’accrochage.
  • Ménager les amortisseurs, ralentir pour passer les dos-d’âne.
  • Manier la boîte de vitesse avec douceur, en changeant de vitesse grâce à l’embrayage.
  • Veiller à conduire au bon rapport : à froid, un rapport trop poussé use prématurément le moteur, et la conduite en sous régime encrasse le moteur. Une attention quotidienne évite de nombreux désagréments.
  • Au démarrage, lorsqu’il fait froid, laisser tourner son moteur au ralenti pendant une minute ou deux, afin de permettre la lubrification du circuit du moteur et sa bonne mise en pression.
  • En cas de grand froid, éviter de serrer le frein à main lorsque la voiture est garée à l’extérieur : préférer l’enclenchement d’une vitesse et placer aussi un ruban adhésif sur les orifices des serrures afin de limiter les risques de gel.
  • Ne pas oublier de contrôler fréquemment le niveau d’huile et du liquide de refroidissement.
  • Remplir le liquide de lave-glace s’il est vide.
  • Prévenir le gestionnaire dès qu’une ampoule de phare marche faiblement ou qu’une optique est fêlée.
  • Laver régulièrement la carrosserie : un gage de pérennité !
Ce qu’il faut retenir 

- Tout conducteur doit avoir en tête les préconisations spécifiques à son véhicule. 
- Une conduite souple pérennise le véhicule. 
- En période de grand froid, une attention particulière est exigée pour l’entretien.

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L’entretien externalisé

La plupart des professionnels de la location, de la vente et de la réparation automobile proposent aujourd’hui des services complets en la matière. À vous de trouver le prestataire qui répond le mieux à votre entreprise ! 

Entretien du véhicule : une démarche sur le long terme

Tout au long de sa vie, un véhicule subit plusieurs types de maintenance. L’entretien périodique, facilement prévisible, est dicté par le constructeur. Il concerne la révision, la vidange et le changement des pneumatiques. De façon plus aléatoire, les véhicules passent également entre les mains du garagiste après des incidents ou des usages prématurés : changement d’un essuie-glace, remplacement d’un pare-brise fissuré, etc.

Un entretien interne ou externe ?

Le choix d’internaliser ou non l’entretien de sa flotte dépend de plusieurs paramètres : taille du parc, types de véhicules, accidentologie de votre flotte, etc.

  • Dans le cas d’une gestion de flotte interne, vous avez l’avantage de ne payer que les interventions nécessaires. De plus, la relation directe avec les loueurs, constructeurs ou garagistes permet d’avoir une bonne visibilité des prix pratiqués et simplifier ainsi les négociations. En revanche, ces tâches nécessitent la mobilisation d’une équipe interne dédiée.
  • Si vous optez pour une gestion externalisée, vous devenez, en tant que gestionnaire, le relais indispensable avec les différents acteurs et gérez le suivi de la facturation. En acceptant ce coût d’externalisation, l’entreprise bénéficie alors d’un ensemble de prestations très complètes.

Toutefois, rien ne vous empêche de mixer les deux solutions en gérant vous-même l’entretien le plus basique, laissant aux spécialistes les révisions et autres remises en état liées aux incidents techniques.

Un seul ou plusieurs prestataires ?

Choisir un unique prestataire vous permet de simplifier l’entretien de votre flotte et de réduire les erreurs de facturation. En revanche, ce système vous lie à une unique politique tarifaire. À l’inverse, confier l’entretien de vos véhicules à différents acteurs (constructeurs, loueurs et réseau de garagistes indépendants) vous donne la possibilité de faire jouer la concurrence. Cela vous permet également de remettre vos véhicules spécifiques (fourgons techniques équipés d’outillages propres) entre les mains de spécialistes, capables d’intervenir n’importe où et n’importe quand. Enfin, les acteurs du marché offrent des formules très souples, qui vous permettent de choisir les prestations incluses dans votre forfait et celles que vous préférez réaliser vous-même ou chez un autre prestataire.

Les services des prestataires

Les acteurs de l’entretien automobile proposent généralement des services similaires :

  • la prise en charge du véhicule dans n’importe quelle agence d’une enseigne (pour les grands parcs automobiles loués),
  • la mise à disposition d’un véhicule de remplacement,
  • l’intervention sur site,
  • la génération d’accords d’intervention par voie électronique,
  • des remontées d’informations informatisées,
  • des horaires d’ouverture larges.
Ce qu’il faut retenir 

- L’entretien géré en direct avec les professionnels de l’automobile évite le paiement de charges supplémentaires. 
- Confier l’entretien à différents prestataires permet de faire jouer la concurrence. 
- Les professionnels de l’entretien proposent des formules d’entretien très souples qui permettent de répondre à toutes les configurations de flotte.

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Quel contrat d’entretien choisir ?

Voilà le moment de signer un contrat d’entretien avec votre prestataire externe. Dans la plupart des cas, vous êtes confrontés à deux choix : la formule forfaitaire ou la formule en coûts réels. Que faire ? 

Choisir la bonne formule

La formule forfaitaire permet de payer une somme fixe quel que soit le coût de l’entretien. Pratique et simple, elle vous assure une sortie d’argent prévisible et sans mauvaise surprise. La formule en coûts réels est, quant à elle, un gage de visibilité et permet de régler une facture sans payer de marge supplémentaire. Elle correspond bien aux flottes importantes. En effet, le surcoût qu’occasionne un incident mécanique est facilement absorbé par l’effet de masse, ce qui n’est pas le cas pour un parc de petite taille, plus sensible à ce type d’inattendu financier. De plus, dans un grand parc automobile, les frais occasionnés par des véhicules accidentés, hors période de garantie, peuvent être négociés.

Le cas de la location

Dans le cas de véhicules loués, l’entreprise est couverte par la garantie constructeur pendant un ou deux ans. Au cours de cette période, les réparations liées à des dysfonctionnements anormaux ou prématurés, ainsi que celles liées aux incidents sans constat, sont à la charge de l’industriel. Certaines entreprises choisissent même la location sur moins de 12 mois afin de ne pas avoir à se préoccuper de la partie entretien, quasiment nulle pendant ce laps de temps.

Ce qu’il faut retenir 

- Payer l’entretien au forfait simplifie la facturation. 
- La formule en coûts réels correspond bien aux grandes flottes. 
- Les premières années d’entretien lourd sont garanties par le constructeur dans le cadre d’une location.

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