Lorsqu’une entreprise fournit à son salarié un véhicule de fonction, celui-ci l’utilise parfois pour son usage personnel et évite ainsi l’achat et l’entretien d’un véhicule privé. Réalisant une économie substantielle, il bénéficie, dans ce cas, d’un « avantage en nature ».  L’administration fiscale considère cet avantage comme un élément de rémunération et en tient compte pour le calcul des charges sociales que paie l’employeur au titre des salaires. Comment s’évalue cet avantage ? Quelle option privilégier ? Le point ici.

Evaluation au réel 

L’évaluation des avantages en nature sur la base des dépenses réelles prend en compte les dépenses engagées par l’entreprise pour le compte du salarié. 

Pour un véhicule acheté 

Dans le cas d’un véhicule acheté, elles comprennent :

  • l’amortissement sur 5 ans du prix d’achat TTC (soit 20 % par an). Si le véhicule a plus de 5 ans, le taux d’amortissement applicable est de 10 %,
  • l’assurance et les frais d’entretien TTC,
  • le cas échéant, le coût du carburant acheté par l’entreprise mais utilisé à titre privé. 
A noter !
Si l’entreprise opte pour les dépenses réelles mais ne peut apporter la preuve du kilométrage parcouru par le salarié à titre personnel, l’Urssaf évaluera l’avantage en nature sur la base du forfait. 

 

Pour un véhicule en location ou en leasing 

Dans ce cas, les dépenses comprennent :

  • le coût global annuel de location,
  • l’assurance et les frais d’entretien TTC,
  • le cas échéant, le coût du carburant acheté par l’entreprise mais utilisé à titre privé par le salarié. 

Pour évaluer l’avantage en nature, on rapporte ensuite ce coût global annuel au nombre de kilomètres parcourus à titre privé par le salarié : 

(Dépenses réelles annuelles X Nombre de km personnels) / Nombre total de km 

La difficulté de ce mode de calcul est de bien faire la différence entre les kilomètres effectués à titre professionnel et ceux parcourus à titre personnel. 

La redevance… 
Il arrive que le salarié verse une redevance, prélevée directement sur son salaire. Elle correspond à une partie du coût du véhicule mis à sa disposition. Dans ce cas, comment évaluer les avantages en nature ?

- Si la redevance est inférieure au forfait ou aux dépenses réelles (selon ce que l’employeur a choisi), la différence entre ces deux montants constitue l’avantage en nature.
- Si la redevance est égale ou supérieure au forfait ou aux dépenses réelles, il n’y a pas d’avantage en nature.

 

Pour plus d’informations, consultez le site de l’Urssaf

Evaluation au forfait

Avec l’évaluation au forfait, votre travail de gestion est simplifié. Attention cependant : il n’est pas toujours le plus avantageux sur un plan financier. 

Pour un véhicule acheté 

Pour un véhicule acheté par l’entreprise et dont le salarié paie le carburant, l’avantage en nature est évalué à :

  • 9 % du prix d’achat TTC si le véhicule a moins de 5 ans ;
  • 6 % du prix d’achat TTC si le véhicule a plus de 5 ans. Si c’est l’entreprise qui paie le carburant, ces dépenses viennent s’ajouter à l’évaluation de l’avantage en nature, à moins qu’elle n’opte pour un forfait global :
    – 12 % du prix d’achat TTC si le véhicule a moins de 5 ans ;
    – 9 % du prix s’il a plus de 5 ans. 

Pour un véhicule de location ou en leasing 

Dans le cas d’un véhicule en location ou en leasing, si le salarié paie le carburant, le forfait s’élève à 30 % du coût annuel de location, d’entretien et d’assurance. Si c’est l’entreprise qui paie le carburant, elle peut choisir :

  • d’appliquer de 30 % majoré de dépenses de carburant ;
  • d’appliquer un forfait global de 40 % du coût annuel intégrant cette fois la location, l’entretien, l’assurance et le carburant.

 

Pour plus d’informations, consultez le site de l’Urssaf

Aide au choix

Evaluation au forfait ou sur la base des dépenses réelles ? Il n’est pas toujours évident de choisir le mode de calcul le plus adapté au fonctionnement de votre entreprise. Voici quelques éléments de réponses, avancés par Yves Roussel, expert-comptable… 

Dans quel cas choisir l’évaluation au forfait ou sur la base des dépenses réelles ? 

Yves Roussel : D’une manière générale, quand on fait beaucoup de kilomètres professionnels, l’évaluation réelle est plus avantageuse. Typiquement, pour des commerciaux qui roulent énormément, on optera pour les dépenses réelles et, pour certains cadres administratifs dont le véhicule est moins souvent un « outil de travail », on choisira plutôt le forfait… 

Quels sont les inconvénients et les avantages des deux options ? 

Yves Roussel : Il faut chercher à profiter au maximum des options fiscales. L’inconvénient des dépenses réelles, c’est que l’employeur doit apporter la preuve de ce qui relève de l’utilisation privée ou professionnelle, et ce n’est pas toujours facile. C’est une contrainte quotidienne qui s’applique à chaque véhicule. Avec un forfait, la gestion est plus simple, mais cette formule peut être moins avantageuse sur le plan financier. 

Quels conseils donneriez-vous aux gestionnaires de flotte ? 

Yves Roussel : S’ils optent pour les dépenses réelles, ils ont tout intérêt à prévoir un outil de suivi qui permette de renseigner sans contrainte les kilomètres parcourus à titre privé et professionnel.

Calcul des autres avantages en nature

Tout comme pour le véhicule de fonction, la loi prévoit une évaluation forfaitaire pour 3 autres types d’avantages en nature : le logement, la nourriture, les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC). Voici comment les évaluer. 

Le logement 

La mise à disposition d’un logement dont l’employeur est propriétaire ou locataire peut être évaluée selon deux méthodes.

  • Le forfait 
    Le barème prend en compte le montant du salaire et le nombre de pièces du logement. 
  • La valeur locative brute
    C’est la valeur locative qui s’applique, à laquelle on ajoute la valeur des avantages accessoires (gaz, électricité…) pris en charge par l’employeur. 
A noter !
La prise en charge d’un loyer est un avantage en espèce et non en nature. 

La nourriture 

Le fait de fournir gratuitement un repas à ses salariés constitue un avantage en nature évalué forfaitairement à 4,55 €/repas (en 2013). Ce forfait est aussi la base de calcul dans le cas où les salariés bénéficient d’un repas à prix modique, chez l’employeur ou dans un restaurant d’entreprise. L’avantage en nature correspond alors à la différence entre le forfait et le prix payé par le salarié. 

Les NTIC 

Ordinateurs, téléphones mobiles, l’accès à internet, les logiciels… Quand l’employeur met ces outils à disposition d’un salarié pour un usage à la fois professionnel et privé, il s’agit d’un avantage en nature évalué, au choix :

  • Au forfait
    Ce qui correspond à 10 % de leur prix d’achat TTC (ou du prix d’abonnement annuel, le cas échéant). 
  • Sur la base des dépenses réelles
    L’employeur doit pouvoir justifier du temps d’utilisation privée dont a bénéficié le salarié (facture téléphonique détaillée par exemple).

 


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