À l’heure des restrictions de coûts, comment optimiser le budget de votre parc automobile ? Que vous soyez gestionnaire de flotte dans une grande entreprise ou dans une structure de taille moyenne, vous avez sans doute déjà entendu parler du fameux Total Cost of Ownership (TCO), plus connu sous le nom de « coût total d’usage ». Pas toujours simple à déterminer, le TCO est pourtant aujourd’hui un outil de référence pour optimiser au mieux votre flotte. Mais que signifie exactement TCO ? Comment s’en servir pour optimiser ses coûts et réaliser des économies ? Voici quelques pistes de réflexion…

Qu’est-ce que le TCO ?

Inventé à l’origine par des consultants du Gartner Group dans le but de déterminer le coût global d’un poste informatique, le TCO est aujourd’hui l’indicateur de référence des gestionnaires de flotte. Il représente l’ensemble des coûts de détention et d’exploitation d’une flotte.

Critères pris en compte dans le TCO d’un parc automobile

Le TCO est une mesure qui permet d’évaluer la totalité des frais d’un parc automobile, au-delà des simples loyers. Il comprend les coûts directs et indirects liés à la détention et à l’utilisation de vos véhicules. Le TCO prend ainsi en compte le financement, l’entretien, l’assurance, les frais de gestion, le carburant, les parkings, les péages et les dépenses imprévues (pannes, contraventions…). Il prend également en compte l’impact sur les finances de l’entreprise (conséquence de l’avantage en nature consenti aux collaborateurs et des choix opérés sur des amortissements non déductibles, fiscalité sur le CO2, impôt sur les sociétés).

Raisonner en coût global

L’avantage du TCO est qu’il permet de penser en coût global. Le prix mensuel d’un véhicule ne suffit pas, il s’agit bien de prendre en considération l’ensemble des facteurs de dépense du parc automobile de l’entreprise. Ainsi, avec ce calcul, certains véhicules bien placés sur le montant du loyer ne sont pas forcément les plus compétents en matière de TCO.

Des outils proposés par les loueurs

Au fil des années, le TCO s’est complexifié pour intégrer davantage de paramètres. C’est pourquoi les loueurs proposent d’accompagner leurs clients dans l’optimisation de leurs postes de dépenses. À partir d’outils d’analyse étudiant chaque famille budgétaire concernée par le parc automobile (coûts directs, fixes, indirects, etc.), ils préconisent des solutions sur-mesure et des plans d’actions ciblés visant à dégager de la trésorerie.

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Bien choisir ses prestataires

Pour réduire son TCO, les premiers leviers à utiliser sont vos contrats. En négociant vos prestations, vous pourrez réaliser des économies substantielles. Mais avant tout, il est essentiel de bien connaître votre parc pour savoir ce qui vous convient le mieux et surtout de vous poser les bonnes questions avant de vous engager ou de signer un contrat… 

Quelle gestion de parc adopter ?

Dans la location de voitures, vous avez le choix entre une gestion propre de votre parc ou le fleet management, solution de gestion externalisée.

  • Dans le premier cas, vous réalisez vous-même les négociations auprès de votre assureur, de votre fournisseur de carburant ou encore de votre fournisseur de pneumatiques. Une solution qui peut être chronophage et qui exige les compétences requises…
  • Dans l’autre cas, vous n’avez qu’à négocier les conditions de location auprès de votre loueur ainsi que les conventions obtenues auprès des différentes marques. Cette politique permet de globaliser les coûts afin d’obtenir de meilleures conditions auprès des fournisseurs.

Quel contrat choisir ?

Poste principal de dépense, le loyer est un critère de choix essentiel dans votre contrat de location. Une fois le mode de gestion établi, pensez à inspecter les critères qui pourront le rentabiliser au mieux. Par exemple, votre contrat de location peut prévoir des services supplémentaires intéressants comme la gestion des kilomètres. Le loueur offre parfois la possibilité de revoir les conditions contractuelles en cours de location pour ajuster le kilométrage.

L’entretien : vers qui se tourner ?

Avec la concurrence acharnée que se vouent les constructeurs et enseignes de la réparation rapide, la négociation auprès de votre réparateur est aisée. Ainsi, plusieurs arguments peuvent vous aider à faire votre choix : rapidité d’intervention, multiplicité des prestations, proximité et couverture du territoire, horaires d’ouverture, accueil sans rendez-vous, qualité de la relation humaine…

Certaines entreprises ont fait le choix de gérer en interne les réparations de leur flotte en concluant des accords avec des enseignes ou des garages de leur région, afin d’éliminer les marges de l’intermédiaire. Ce choix nécessite de s’équiper des compétences adéquates et d’un logiciel de gestion afin d’éviter les risques d’erreurs.

Quid de l’assurance ?

Deuxième poste en termes de coût dans la gestion d’un parc automobile, l’assurance est souvent appréhendée comme une contrainte sur laquelle il est impossible d’intervenir. Cependant, il existe plusieurs leviers pour réduire son impact budgétaire.

  • Choisir l’assurance adaptée aux besoins de sa flotte
    L’auto-assurance est souvent intéressante pour les entreprises possédant un parc conséquent et disposant d’une bonne capacité de financement des risques. Elle permet d’économiser sur les frais de gestion intermédiaires et les taxes d’assurance.
    Si vous préférez passer par un intermédiaire, le courtier ou l’agent vous assiste dans la négociation pour obtenir les meilleures conditions d’assurance et apporte d’autres services supplémentaires (facturation par filiale, routage des cartes vertes, gestion de la réparation…).
  • Regrouper les contrats d’assurance
    Au-delà de 5 véhicules, les assureurs acceptent de passer en contrat de flotte, ce qui vous offre une meilleure vision de la sinistralité et une mutualisation des risques. Toutefois, la tarification étant alors établie par rapport à la statistique globale de votre parc, c’est à vous de décider si cela correspond bien à la cartographie de votre sinistralité (fréquence, gravité, récidive…). En effet, si les sinistres concernent souvent le(s) même(s) véhicule(s), il faut peut-être préférer des contrats uniques pour ceux-là.
  • S’intéresser à son assureur
    Pour garder un contrat compétitif, n’hésitez pas à faire jouer la concurrence, tous les 3 ans par exemple. Impliquez également votre assureur dans votre entreprise afin de le sensibiliser à vos besoins et relisez votre contrat avec attention pour repérer les clauses abusives qui ne sont pas du ressort de l’entreprise : garantie bris de glace, assurance des effets personnels.

Faire le bon choix de véhicules et de carburant

Quels modèles de véhicule faut-il privilégier ? Comment réduire le poste carburant ? Voici quelques pistes pour vous aider à mieux maîtriser la consommation de votre parc automobile. 

Opter pour les modèles économiques

Il va de soi que, pour optimiser votre TCO, vous avez tout intérêt à sélectionner les modèles les plus économiques en vous appuyant sur les outils d’orientation des choix dont dispose votre loueur. Sachez que sur ce segment, il y aura toujours des économies à faire que ce soit grâce aux nouveaux modèles plus propres et moins énergivores proposés régulièrement par les constructeurs ou grâce aux dispositifs d’aide à l’achat et de réduction de taxes. Par exemple, si vous optez pour un véhicule aux faibles émissions de CO2, vous réduisez votre taxe CO2, augmentez la déductibilité fiscale du véhicule et consommez moins de carburant.

S’adapter aux besoins de ses équipes

Pensez à choisir les véhicules selon les besoins de vos collaborateurs et à privilégier les formules d’autopartage. Pour des techniciens effectuant des tournées de dépannage, des utilitaires ergonomiques et suffisamment grands seront bien adaptés. En revanche, des commerciaux pourront se satisfaire de modèles plus compacts. Enfin, il peut être intéressant de souscrire certaines options. C’est le cas par exemple du système Stop&Start (qui réduit de 10 % la consommation en cycle urbain), du régulateur de vitesse (pour les longs trajets) ou encore de l’indicateur de consommation (qui incite à l’économie).

Choisir le bon carburant

La baisse de consommation d’un véhicule a un impact direct sur le TCO. Ainsi, d’après les statistiques d’un loueur, une baisse de 1 litre aux 100 km fait économiser 25€ par mois sur le TCO alors qu’une baisse de 10 centimes du prix du carburant impacte le TCO à hauteur de 20€ par mois. Par ailleurs, choisir un carburant enrichi en additifs comme TOTAL EXCELLIUM, permet de protéger durablement son moteur et donc de réduire sa consommation (par rapport à un carburant non additivé).

Piloter les consommations grâce à une carte pétrolière

Pour aller plus loin dans la maîtrise de son budget de flotte, il est particulièrement conseillé d’opter pour une carte carburant qui à elle seule, peut permettre de générer jusqu’à 10 % d’économies.

La carte TOTAL GR vous propose un grand nombre de fonctionnalités et de services qui vous permettent notamment de :

  • Suivre le budget carburant mensuel de vos véhicules avec précision.
  • Maîtriser vos dépenses en ajustant les paramètres de votre carte en fonction du profil de vos collaborateurs (définition d’un plafond d’achat de carburant ou d’une zone géographique d’utilisation, accès au lavage, création de jours autorisés ou non, etc.).
  • Centraliser l’ensemble des dépenses de votre flotte (parking, péage, carburant…) sur une même facture : c’est l’assurance de piloter votre flotte dans sa globalité !
TOTAL GR vous accompagne 

Grâce aux outils et services mis à votre disposition, TOTAL GR vous propose un véritable accompagnement dans vos démarches de suivi des consommations carburant : 

- L’activation gratuite de l’option « Saisie du kilométrage » vous permet d’accéder, depuis votre facture, à certaines informations relatives aux dépenses de votre flotte (dernier kilomètre saisi, quantité de carburant enlevée par carte...). Intégrées dans un fichier simple, ces données vous permettent d’établir un véritable suivi des consommations de votre flotte. Vous pouvez ainsi identifier les leviers de réduction possibles, excellent point de départ à une démarche d’économie de carburant. Aussi, n’hésitez pas à activer cette option pour l’ensemble de votre parc automobile ! 
- L’offre TOTAL GR vous permet d’aller encore plus loin en vous permettant de suivre l’évolution mensuelle des consommations de votre flotte (reportings et graphiques d’évolution) et de maîtriser votre suivi en accédant à de nombreuses informations (nombre de kilomètres parcourus, consommation aux 100 km, dernier kilométrage saisi sur le mois, suivi des réductions de consommation et d’émissions de CO2 générées par l’utilisation de la gamme de carburant TOTAL EXCELLIUM...).

Maintenir les véhicules de son parc en bon état

Sachez qu’un véhicule mal entretenu peut consommer jusqu’à 25 % de plus. Poste stratégique, l’entretien vous permet non seulement d’économiser sur la consommation du véhicule, mais également d’assurer la sécurité des conducteurs. A vous de choisir la formule qui vous correspond le mieux en matière de contrat !

Les pneumatiques : un équipement à ne pas négliger 

Pièces maîtresses pour la sécurité et la tenue de route d’un véhicule, les pneumatiques ont un impact majeur sur la consommation. Bien les choisir et les entretenir est donc indispensable. 

- Faites vérifier la pression chaque mois et avant un long trajet. 
- Demandez un examen régulier du pneu (usure du flanc et de la bande de roulement, inspection de la valve et du bouchon) et de la jante (vérification de son axe, des bosses éventuelles). Une vérification qui allongera la durée de vie du matériel et réduira les risques d’accident. 
- Equipez votre flotte de pneus à basse résistance au roulement.
- Choisissez des pneus adaptés à la saison pour une conduite plus sûre et maîtrisée.

Sensibiliser ses collaborateurs à l’éco-conduite

La formation des conducteurs à l’éco-conduite permet de réduire la consommation du parc de 5 à 15 %. Plusieurs techniques existent (formation sur piste, sur simulateur, e-learning, outil de mesure embarqué) et sont de plus en plus souvent proposées par les loueurs. Par ailleurs, une sensibilisation régulière sur la conduite du véhicule (limitation de vitesse, anticipation, calme…) permet à vos conducteurs de limiter la consommation de carburant, l’usure des pneus et de réduire les risques d’accident.

TOTAL GR vous accompagne... 

Partenaire de Mobigreen, TOTAL GR propose à ses clients de bénéficier de sessions de formation à l’éco-conduite variées et personnalisée. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à joindre votre interlocuteur TOTAL GR.

Organiser les déplacements

Un dernier point de réflexion sur l’organisation et la mobilité dans votre entreprise vous permettra également d’optimiser l’utilisation de votre flotte. Gestionnaires, devenez experts en mobilité !

Optimiser les trajets

L’organisation des parcours est un excellent moyen de réduire le kilométrage de vos agents, voire le nombre de véhicules utiles. Appuyez-vous sur les logiciels d’optimisation de tournées existants ! De plus, grâce aux techniques modernes de géolocalisation, les détours inutiles sont annulés et les bouchons sont également évités. N’hésitez pas à équiper vos véhicules…

TOTAL GR vous accompagne…

Grâce à la carte TOTAL GR, vos collaborateurs ont accès au premier réseau de stations-service français et à plus de 900 parkings en ville, dans les gares TGV-SNCF et dans les aéroports. Autant de points d’acceptation de la carte dont les coordonnées sont également téléchargeables sur GPS : un outil supplémentaire pour éviter toute perte de temps ou de carburant !

Instaurer une vraie « politique » de la mobilité

Au-delà de la gestion des voitures, vous devez également vous pencher sur les conducteurs. En effet, chacun, dans le cadre de ses activités, a une façon qui lui est propre d’utiliser son véhicule. Il s’agit de passer d’un raisonnement centré sur les véhicules à une réflexion sur la mobilité dans son ensemble, qui positionne le conducteur au centre des arbitrages. Posez-vous les questions suivantes : les kilométrages de vos salariés sont-ils adaptés à leurs besoins ? Peut-on imaginer de partager les voitures, de favoriser les déplacements en transports en commun, la visioconférence, le travail à domicile ? Et pourquoi ne pas instaurer un système de points qui permettrait aux employés d’accéder à des services de déplacement à la carte ?

Valoriser les employés

N’oublions pas cependant que la voiture de fonction est un moyen de fidéliser vos employés. À vous de trouver le juste équilibre entre la réduction directe des coûts et la valorisation des collaborateurs qui, avec de meilleures conditions de travail, auront plus de facilité à accroître leur activité et ainsi, le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Améliorer l’image de marque de l’entreprise

Enfin, certaines sociétés font le choix d’opter pour des véhicules dits “à faibles émissions” : hybrides, bicarburation essence/GPL ou GNV dans leur flotte, pas seulement pour bénéficier des avantages afférents mais surtout pour donner une image dynamique et innovante de l’entreprise.

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Commentaire (1)

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  1. Louis-Marie Bernie

    Dossier très complet, rien à dire. L’optimisation du TCO se joue au quotidien. Le gestionnaire de flotte doit être en mesure d’analyser l’ensemeble de la vie des véhicules de fonction de sa société : car policy, restitution, entretien, cartes carburants, choix des parcours… il ne faut jamais laisser de place au hasard.

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