Assurer sa flotte, c’est obligatoire ! Mais les modalités de cette assurance peuvent sensiblement varier. La taille de la flotte, les modèles de véhicules ou encore l’utilisation qu’en font les salariés sont autant de critères déterminants dans le choix d’un contrat. Mieux vaut donc savoir définir ses exigences avec précision et décrypter tous les pièges !

Choisir le bon interlocuteur 

Afin de trouver une réponse adaptée à vos besoins dans l’univers complexe des assurances, vous devez relever un premier challenge : dénicher l’interlocuteur qui saura vous offrir une offre complète et pertinente. 

Une différence juridique fondamentale 

Faire appel à un courtier ou à un agent d’assurance implique une réelle différence au niveau juridique.

  • Le courtier représente un client.
  • L’agent d’assurance est mandaté par une compagnie.

Ces intermédiaires ont pour mission d’élaborer la solution d’assurance qui vous convient le mieux, de gérer les sinistres, de fournir des statistiques, de gérer les cartes vertes et d’émettre les régularisations de cotisation annuelle. Ils assurent également un rôle de conseiller (sur le montage de garanties par exemple) et de sensibilisation (contrat amiable…). 

Mettre à jour les éventuels dysfonctionnements 

Qui du courtier ou de l’agent d’assurance possède le profil le mieux adapté pour gérer l’assurance de votre flotte automobile ? C’est souvent lors de la gestion du sinistre que votre assureur, courtier ou agent, démontrera son professionnalisme. En effet, en cas de sinistre, il est votre unique interlocuteur. Epaulé par un « rédacteur » en charge du dossier, il est la liaison entre votre entreprise et votre compagnie d’assurance. Une étape décisive qui pourra éventuellement révéler certains dysfonctionnements ou lacunes dans la gestion du sinistre, selon les compétences du rédacteur, ou en cas de changement d’interlocuteur. 

La gestion des sinistres corporels 

Ce type de sinistre est quasiment toujours géré directement par votre compagnie d’assurance (rédacteur). Le rôle du courtier ou de l’agent est de contrôler et de superviser efficacement la procédure, en termes de coûts et de rapidité d’exécution. Plus le règlement d’un sinistre est long, plus il coûte cher à la compagnie… et donc à votre entreprise. 

Et si votre loueur assurait lui-même votre flotte ? 

De plus en plus de loueurs proposent à leur client de prendre en charge l’assurance des véhicules loués. Ils ont alors le statut de courtier et peuvent créer leur propre compagnie d’assurance ou collaborer avec une compagnie. En voici les avantages :

  • le loueur-assureur simplifie vos démarches d’assurance,
  • il connaît bien vos besoins et peut optimiser vos contrats et la gestion de vos sinistres,
  • vous êtes sûrs que votre contrat d’assurance est adapté à votre contrat de location,
  • le loueur intervient dans tous les domaines ayant un impact sur votre budget assurance : coûts directs et indirects, fréquence des sinistres, prime d’assurance…,
  • détenir la prestation d’assurance chez votre loueur vous permet de valoriser d’autres prestations annexes (contrat relais…),
  • vous gagnez souvent du temps lors de la gestion des sinistres (rapatriement, réparation, remplacement du véhicule…). 
L’obligation d’assurer...

Vous ne trouvez pas d’assureur ? Sachez qu’il existe une obligation d’assurer. Ainsi, l’article L212-1 du code des assurances indique que : « Toute personne assujettie à l’obligation d’assurance qui, ayant sollicité la souscription d’un contrat auprès d’une entreprise d’assurance couvrant en France les risques de responsabilité civile résultant de l’emploi de véhicules terrestres à moteur, se voit opposer un refus, peut saisir un bureau central de tarification dont les conditions de constitution et les règles de fonctionnement sont fixées par le décret en Conseil d’Etat prévu à l’article L. 211-1. »
Le Bureau Central de Tarification (BCT) peut ainsi être saisi dans les cas suivant :
  • refus d’un assureur,
  • silence de l’assureur 15 jours après que vous l’ayez sollicité,
  • l’assureur subordonne son acceptation à la souscription d’autres garanties. 
A noter : le BCT ne peut être saisi pour un refus d’assurance des dommages au véhicule (incendies, vols…). 

Points de vigilance…

  • Les honoraires du courtier ou de l’agent : le plus souvent, ces informations restent méconnues, dans la mesure où il s’agit d’une commission. Or, si le montant annuel des primes versées atteint 20 000 €, le courtier ou l’agent est tenu, à la demande du client uniquement, de préciser le montant de sa rémunération. Une précision particulièrement utile pour appréhender la pertinence de la dépense engagée face aux services proposés. 
  • Attention au mandat exclusif !
    Il est fortement déconseillé d’accorder un mandat exclusif à un courtier. En effet, si vous souhaitez faire jouer la concurrence, vous vous trouverez alors dans l’impossibilité de le faire. Résultat : cette compagnie soi-disant très compétitive est au final aussi coûteuse, voire plus que ses concurrentes.

Un contrat d’assurance adapté 

Avant toute souscription, dressez un cahier des charges précis, définissant avec exactitude les besoins et spécificités de votre entreprise. En effet, il est essentiel que ce soit l’offre de l’assureur qui s’adapte à vos attentes et non l’inverse… 

Le « contrat flotte » 

Pour assurer une flotte automobile de plus de trois véhicules, les compagnies proposent des « contrats flotte » qui réunissent tous les véhicules sous la même police d’assurance (auto, moto, camions, remorques, engins de chantier, engins agricoles…). Le montant de la prime d’assurance est fixé selon le nombre de véhicules garantis et ne tient pas compte du bonus-malus de vos collaborateurs. Celui-ci est remplacé par un rapport “sinistre/cotisation” appliqué à l’ensemble du parc. 

L’assurance « missions » 

Elle couvre les sinistres rencontrés par les salariés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Dans ce cas précis, le salarié contracte une assurance à titre personnel pour ses déplacements privés. L’assurance missions couvre :

  • la responsabilité civile de l’entreprise et du salarié,
  • les dommages accidentels,
  • le vol et l’incendie,
  • le bris de glaces,
  • les catastrophes naturelles,
  • la protection juridique.
L’auto-assurance 

Il peut être intéressant, dans certaines conditions, que le gestionnaire finance lui-même son risque pour les petits sinistres de la vie quotidienne (bris de glace, petite effraction). En effet, pour 100 € de prime versés à l’assureur, seuls 50 € sont affectés à la couverture du sinistre. L’autre partie est destinée aux taxes d’assurance, à la rémunération de l’intermédiaire (commission), aux frais de gestion en général et au bénéfice de la compagnie. Seule l’assurance responsabilité civile, qui couvre les dommages aux tiers, est obligatoire.

Points de vigilance…

Au moment de la souscription de votre contrat d’assurance, portez une attention toute particulière aux :

  • Exclusions
    Veillez à ce qu’elles ne soient pas trop restrictives. Pour vous en assurer, prenez soin de bien lire les conditions générales du contrat : un document annexe que votre courtier ou votre agent doit obligatoirement vous remettre avant la signature du contrat. La lecture fastidieuse de ces centaines de petites lignes peut vous éviter bien de mauvaises surprises en cas de sinistre ! Pensez donc à vérifier, par exemple, que les accessoires tels que les GPS, lecteur DVD ou CB (pour les transporteurs) et les effets personnels transportés par vos collaborateurs sont bien couverts, de jour comme de nuit. 
  • Primes
    D’un point de vue tarifaire, veillez à ce que le calcul de vos primes se fasse sans effet rétroactif. En effet, il est important que vous puissiez avoir une idée précise du budget global de vos polices d’assurances, sans avoir à subir un réajustement en fin d’année en fonction de votre sinistralité. Les compagnies qui annoncent des prix très bas sont, quelques fois, adeptes de ce genre de méthodes. 
  • Clauses de participation
    Deux types de clauses sont généralement proposées pour les compagnies d’assurance.
    – Les clauses de participation aux résultats : si vos sinistres sont faibles à la fin de l’année, votre prime pourra être minorée (et inversement).
    – Les clauses de participation au bénéfice : votre prime peut baisser si votre sinistralité diminue (mais n’augmente pas dans le cas contraire).
    Si les clauses de participation au bénéfice paraissent plus avantageuses, sachez que celles qui portent sur les résultats peuvent cependant vous permettre de réaliser davantage d’économies ! 

Calculer le montant de la cotisation

L’Observatoire du Véhicule d’Entreprise évalue de 9,9 % la part de l’assurance dans votre TCO. Pour évaluer la sinistralité de votre flotte automobile et établir le montant de votre cotisation, votre assureur établit un relevé statistique des risques présentés par l’usage de vos véhicules selon trois ratios : la fréquence annuelle des sinistres, leur coût moyen et le rapport des sinistres aux cotisations. 

La fréquence annuelle 

Elle détermine le nombre de sinistres (responsables ou non) concernant les véhicules de votre parc automobile sur une année. La fréquence annuelle est calculée par nature de sinistre et par année.  

Exemple de calcul de la fréquence annuelle 

Pour un parc de 200 véhicules impliqués dans 30 sinistres sur une période de 9 mois, la fréquence annuelle est de 20 %.
30 sinistres / 200 véhicules x 12 mois / 9 mois = 20 %

Le coût moyen  

Il s’établit en divisant le montant global des dommages frappant votre flotte (recours déduits) sur une période par le nombre de sinistres effectifs. Il est calculé, là encore, selon la nature des sinistres.

Exemple de calcul du coût moyen 

Pour un parc ayant recensé 30 sinistres pour 30 000 € de dommages, le coût moyen est de 1 000€.
30 000€ de dommages / 30 sinistres : 1 000€

Le rapport sinistres/cotisations  

Il s’agit du rapport entre le montant des sinistres (recours déduits) et la cotisation correspondante, sur une même période. 

Exemple de calcul du rapport sinistres/cotisations

Pour une flotte présentant un coût total de sinistres de 40 000 € sur une période de 10 mois, et cotisant 60 000€/an pour l’ensemble du parc, le ratio sinistres/cotisations s’élève à 80 %. 40 000€ de sinistres / (60 000 € de cotisation / 12 mois x 10 mois) = 80 %. Cependant, pour un jugement pertinent sur le résultat de ce parc, il conviendra de déterminer ce que comprend la charge de 40 000 € (un important sinistre sur un seul véhicule, ajouté à quelques sinistres de coût réduit, ou l’inverse ?). Pour obtenir un résultat statistique cohérent, il convient donc d’analyser le ratio des années précédentes.

 

Prévenir les sinistres

Le meilleur moyen de réduire les coûts réside bien sûr dans la limitation des sinistres. Et pour y parvenir, informez et sensibilisez vos collaborateurs… 

Motivez vos collaborateurs 

Certaines entreprises ont donc décidé de mettre en place des politiques de sensibilisation des salariés, qui passent par le versement de primes ou par l’attribution d’avantages spécifiques aux plus prudents. Ainsi, les meilleurs conducteurs ont accès à une gamme de véhicules supérieure (et inversement pour les « mauvais élèves »). Autre possibilité : les collaborateurs qui ont le moins de sinistres peuvent utiliser leur véhicule professionnel le week-end. 

Impliquez les collaborateurs 

La responsabilisation du conducteur permet également de réduire votre sinistralité. Plusieurs mesures existent :

  • remplir la déclaration d’accident avec le hiérarchique,
  • indiquer au collaborateur, par courrier, le coût global lié à son accident (coût assurance + franchise),
  • lui demander le remboursement des frais de remise en état ou ceux de franchise,
  • intégrer la sinistralité dans les systèmes de mesure de performance du collaborateur,
  • transmettre aux collaborateurs les chiffres concernant les sinistres dans l’entreprise,
  • former à l’éco-conduite (elle réduit en effet la sinistralité).

Dressez le bilan 

D’une manière générale, la sensibilisation de vos collaborateurs ne peut s’avérer efficace qu’après une étude complète de l’origine des sinistres. Une trop faible implication de la part de vos équipes, une utilisation des véhicules qui pourrait être évitée, un usage non adapté aux besoins des collaborateurs, etc. : ces causes doivent être analysées en profondeur pour trouver des solutions pertinentes. Il existe même aujourd’hui des outils (proches du système des boîtes noires) qui permettent d’identifier les causes des accidents et suscitent, par leur présence, une réduction effective de la sinistralité. 

Décloisonnez vos services 

Pour vous aider à analyser les sinistres, rassemblez de temps en temps vos équipes pour réfléchir ensemble. En effet, dans certaines entreprises, le cloisonnement entre les services (gestion des risques professionnels, gestion de la flotte…) ne permet pas d’avoir une vision globale et efficace sur le sujet. 

Un « plus » pour l’assurance 

Une politique de prévention efficace auprès de vos équipes peut constituer un véritable élément de négociation avec votre assureur : de quoi faire parfois baisser les tarifs de manière significative ! De plus, une partie de ce plan de prévention peut même être prise en charge par votre compagnie d’assurance (formations, outils, etc.) Vous avez tout à y gagner !


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