Le moment de l’acquisition d’un véhicule par un de vos salariés est primordial car de nombreuses questions vont concerner le gestionnaire de flotte et son collaborateur. Bien gérer cette étape permet au conducteur d’améliorer la compréhension de l’usage de son véhicule et d’anticiper toutes les situations qu’il sera amené à rencontrer. Dans quelles conditions se passe l’attribution du véhicule ? Comment sont définies les responsabilités de chacun en cas d’amende ou d’accident ? Quelles sont les informations utiles à délivrer à votre collaborateur, notamment au sujet de la carte GR ?

Définir les conditions d’attribution du véhicule

L’acquisition d’une voiture de fonction par votre collaborateur est une phase délicate, tant elle est un avantage en nature important. Le gestionnaire de flotte doit définir clairement les conditions d’attribution et d’utilisation du véhicule. 

Choix de la voiture de fonction

Le règlement, négocié lors de la signature du contrat de travail, peut par exemple définir le type de véhicule (motorisation, émission de CO2, catégorie, etc.) en fonction de l’activité du collaborateur. Selon son niveau hiérarchique, le bénéficiaire pourra en effet choisir le modèle parmi une sélection réalisée par le gestionnaire. Si des options sont souvent proposées par la société (GPS, climatisation, etc.), tout équipement ou technologie supplémentaire est à la charge du nouvel acquéreur. L’option sera facturée au prix remisé et devra être payée lors de la signature de l’accord.

Encadrer l’utilisation du véhicule

L’usage du véhicule doit être encadré. Le gestionnaire de flotte informe explicitement le conducteur de ses obligations. Ainsi, il peut par exemple signifier l’interdiction d’effectuer des modifications sur le véhicule, comme l’ajout ou la suppression d’accessoires, mais aussi de changer la couleur d’origine de la carrosserie ou de poser une vignette publicitaire sur le véhicule. La conduite prudente et raisonnable peut aussi être inscrite, tout comme les obligations relatives au port des documents et des équipements avec soi en cas de contrôle routier.

Les conditions d’utilisation rappellent aussi si le véhicule est destiné à un usage professionnel uniquement, sauf exceptions bien définies (moyennant le versement d’une cotisation supplémentaire par exemple). Les règles concernent aussi les conducteurs autorisés, les déplacements à l’étranger ou le droit à tracter une remorque avec le véhicule de fonction.

Définir les conditions de prise en charge

Enfin, l’entretien, les pneumatiques ou l’assistance sont souvent pris en charge par le gestionnaire de flotte, mais dans des conditions encadrées. La gestion du carburant, lui aussi payé par l’entreprise à travers la carte TOTAL GR par exemple, peut réclamer une attitude sur la route responsable. Le gestionnaire du parc peut aussi inciter son collaborateur à appliquer les grands principes de l’éco-conduite : une démarche de conduite écologique et économique aux bénéfices concrets (découvrez les formations proposées dans le cadre du partenariat entre TOTAL GR et Mobigreen). Lorsque l’accord est passé et que la commande est effectuée par le gestionnaire de flotte, le véhicule est livré dans une concession proche du domicile du collaborateur. Si la voiture sélectionnée n’est pas disponible et qu’aucun véhicule de catégorie identique n’est proposé, un modèle provisoire peut être attribué en attendant. Après réception du véhicule choisi, le salarié doit garder celui-ci jusqu’à la fin de son contrat, même si une promotion interne le rendait éligible à une catégorie de véhicule supérieur.

Sensibiliser ses collaborateurs

Lorsque le nouveau collaborateur acquiert une voiture de fonction, le gestionnaire de flotte peut lui demander d’adopter une démarche d’éco-conduite. Des formations et des outils d’e-learning le sensibiliseront à l’utilité d’une conduite responsable et souple. Des équipements comme le GPS, le limiteur de vitesse ou le système Start & Go peuvent participer à cette réduction de la consommation de carburant.

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Cadrer les responsabilités de chacun

Lorsque le collaborateur acquiert son véhicule de fonction, le gestionnaire de flotte doit être vigilant en ce qui concerne les responsabilités en cas d’amende, d’accident ou de vol. 

Amendes : une responsabilité partagée

Lorsque le conducteur est sanctionné par une amende, le gestionnaire du parc automobile ne peut ponctionner son salaire. Il peut alors choisir de payer directement l’amende et récupérer par la suite la somme auprès de son collaborateur ou utiliser un formulaire de requête en exonération où sera inscrit le nom du conducteur, qui devra alors payer lui-même l’amende. Cette distinction entre propriétaire et conducteur du véhicule peut engendrer des cas particuliers : si la voiture est prise en excès de vitesse à cause d’un radar, le propriétaire de la carte grise est responsable pécuniairement mais pas pénalement. Ainsi, le retrait des points n’est pas possible si le gestionnaire ne formule pas de requête en exonération et se fait rembourser de la somme de manière anonyme.

Accident ou vol : agir vite et bien !

En cas d’accident, l’assurance (payée par l’entreprise) prend en charge les réparations. Néanmoins, le conducteur devra remplir des conditions définies lors de l’acquisition du véhicule : lieu, heure, comportement, etc. Dans tous les cas, le salarié doit remplir un constat à l’amiable et établir une déclaration de sinistre en informant sa hiérarchie.

Si le véhicule de fonction est volé ou dégradé, le conducteur doit porter plainte au commissariat ou à la gendarmerie la plus proche. Il y rédigera une déclaration de sinistre qu’il devra transmettre immédiatement au gestionnaire de flotte.

Si le gestionnaire a souscrit à une offre d’entretien pour son parc de véhicules, il est important qu’il en informe ses salariés et qu’il leur précise l’étendue de la couverture des garanties. Les collaborateurs seront donc tenus de faire réparer eux-mêmes les petits dysfonctionnements et d’en informer le gestionnaire.

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Etes-vous certains que tous vos collaborateurs ont le permis ?

Profiter des avantages de la carte TOTAL GR

La carte TOTAL GR est une solution très intéressante pour les gestionnaires de flotte. Les nouveaux acquéreurs d’un véhicule de fonction bénéficieront de nombreux services tout en participant à diminuer les frais de carburant pour la société. 

Carte TOTAL GR : faciliter la mobilité professionnelle

Afin d’optimiser la mobilité professionnelle de vos collaborateurs, la carte TOTAL GR facilite la gestion des frais de carburant et de dépenses courantes : péages et télépéages, parkings (parmi plus de 500 sites partenaires) ou services en stations (entretien, lavage, accessoires, etc.). Le réseau Total très développé permet d’accéder à près de 4 000 stations en France et près de 11 000 stations en Europe.

Grâce à la facture unique adressée par Internet, toutes les transactions par carte et par type d’achat sont consultables facilement. Le gestionnaire de flotte profite alors d’un gain de temps non négligeable.

Une carte sur mesure

Afin de maîtriser au mieux son budget mobilité, la carte TOTAL GR peut être adaptée selon les besoins. Avec des déplacements professionnels différents selon les métiers des collaborateurs, cette souplesse dans les habilitations de la carte est très appréciable. Ainsi, le gestionnaire de flotte automobile peut déterminer certains paramètres lors de l’acquisition du véhicule.

  • Un plafond d’achat en euros ou en litres, au quotidien ou en mensuel. Si la limite fixée est dépassée, le collaborateur ne pourra pas régler la note avec la carte et/ou une alerte sera déclenchée.
  • Un plafond de services en station. Un budget limite le nombre de lavages, entretiens, lubrifiants ou achats en boutique.
  • Une limite géographique et de temps. Le gestionnaire sera alerté et/ou la carte sera bloquée si le salarié utilise cette dernière en dehors de la zone définie ou dans des périodes hors temps de travail (vacances, week-end, etc.).
  • En fonction des paramètres choisis et afin de bénéficier d’une utilisation optimisée, il est essentiel qu’au moment de l’acquisition du véhicule, le gestionnaire informe son collaborateur de l’ensemble des conditions d’utilisation de sa carte TOTAL GR.

Les bons réflexes à adopter

En cas de perte et vol, la carte TOTAL GR est sécurisée par son système à puce et jusqu’à trois codes confidentiels. La responsabilité financière de l’entreprise est par ailleurs dégagée à hauteur de 1 524 € TTC par carte. Mais pour éviter une telle situation, le gestionnaire devra sensibiliser son conducteur sur la nécessité d’être vigilant (par exemple ne pas inscrire son code secret ni à proximité de sa carte GR, ni au dos de celle-ci…). Il transmettra également à son collaborateur les bons réflexes à adopter en cas de perte ou de vol, notamment prévenir de toute urgence les équipes de TOTAL GR au 0 825 09 32 09 (0,15 cts/min) afin de faire opposition sur la carte en question.


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