Géolocalisation, mesures pour lutter contre le risque routier, gestion des amendes des salariés… les gestionnaires de flotte et les chefs d’entreprise doivent connaître la loi pour exercer correctement leur activité. Plus de détails ici…

Géolocalisation : ne dépassez pas les limites

Les outils de géolocalisation par GPS ou GSM représentent une mine d’informations utiles pour optimiser une flotte d’entreprise. Avec, il est possible d’optimiser les déplacements, d’engager une politique d’éco-conduite efficace ou de lutter contre le vol. Mais attention, certaines règles doivent être respectées :

  • il faut déclarer la mise en place des outils à la CNIL et expliquer précisément les motivations de la démarche ;
  • le comité d’entreprise doit être consulté avant la mise en place du système
  • les salariés doivent être informés ;
  • la possibilité de désactivation de la géolocalisation est obligatoire si le véhicule est aussi utilisé dans le cadre privé.
Quelles sanctions ?
En cas de non-respect de la déclaration auprès de la CNIL, le responsable pénal peut être sanctionné de 300 000 euros d’amende et 5 ans d’emprisonnement.

De plus, si le salarié n’est pas informé de l’installation de l’outil, la loi prévoit le versement de dommages et intérêts. Toutes les données recueillies ne pourront pas être exploitées par l’entreprise, même en cas de faute du salarié.

Amendes : l’entreprise « protectrice » peut désormais être sanctionnée

Salarié ou employeur ? La question du paiement des amendes dans le cadre professionnel a souvent fait  débat. En effet, pour les infractions n’ayant pas fait l’objet d’un flagrant délit, l’amende est envoyée par courrier au titulaire du certificat d’immatriculation du véhicule. L’entreprise récupérait donc l’amende lorsqu’un de ses salariés avait commis un excès de vitesse ou s’était mal garé avec son véhicule professionnel. L’employeur, responsable pécuniairement mais pas pénalement, pouvait payer l’amende sans dénoncer le conducteur. Mais depuis 2017, l’article L 121-6 du Code de la Route précise de nouvelles conditions à respecter : à la réception de l’avis de contravention, l’entreprise doit désigner le conducteur en indiquant son nom et son adresse. Elle dispose de 45 jours pour effectuer la démarche par lettre recommandée avec accusé de réception ou de façon dématérialisée, sous peine d’écoper d’une amende de 135 euros, pouvant aller jusqu’à 375 euros au-delà des 45 jours de délais.

Risques routiers : s’assurer de la sécurité

L’employeur doit mettre en œuvre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs », selon l’article L. 4121 du code du Travail. Le risque routier doit ainsi être combattu au quotidien par « des actions de prévention », « des actions d’information et de formation » et « la mise en place d’une organisation et de moyens adaptés. » Sans quoi l’entreprise peut être considérée comme responsable en cas d’accident…

TVS : l’échéance du 30 novembre

Une fois par an, les entreprises doivent payer la taxe sur les véhicules de sociétés, pour les véhicules achetés ou loués. La TVS concerne les voitures particulières ou à usages multiples, c’est-à-dire destinées principalement au transport de personnes. Jusqu’en 2018, la période d’imposition s’étend du 1er octobre au 30 septembre (la déclaration doit être déposée au service des impôts des entreprises avant le 30 novembre de chaque année). A partir du 1er janvier 2018, cette période d’imposition sera calquée sur l’année civile : du 1er janvier au 31 décembre.

Plus de détails sur le paiement de la TVS

Entretien des véhicules : savoir accompagner les salariés

En cas de sinistre, difficile de faire jouer la garantie si les consignes d’entretien du véhicule n’ont pas été respectées. Si le salarié est informé de son obligation, cette faute constitue un motif réel et sérieux de licenciement, selon une décision de la Cour de cassation le 12 décembre 2013. Mais avant d’en arriver à cette situation extrême, mieux vaut, pour l’entreprise, rappeler régulièrement les échéances de révision en effectuant un bon suivi de la flotte ou en confiant cette gestion à une conciergerie automobile.

Permis de conduire : quelle est la responsabilité de l’entreprise ?

Si le contrat de travail le stipule, une vérification périodique de la validité du permis est possible. Néanmoins, l’entreprise n’a pas le droit de vérifier le nombre de points restants. L’entreprise a en tout cas tout intérêt à s’assurer du respect de la loi. Si un accident a lieu, elle peut être poursuivie pour « atteinte involontaire à la vie d’autrui » (article L. 221-6 du Code pénal) ou « exposition à un risque » (article L. 223-1).

Véhicules de fonction : des règles bien précises

Le véhicule de fonction est un élément de rémunération. A ce titre, il doit être inscrit au contrat de travail du salarié. La suppression du véhicule de fonction nécessite une modification du contrat que le salarié peut donc refuser. En cas d’accord, une revalorisation salariale doit compenser la perte. C’est toute la différence avec le véhicule de service, qui est associé à la mission des collaborateurs et peut ainsi être retiré à tout moment.

Le calcul de l’avantage en nature
L’avantage en nature est comptabilisé dès lors que le salarié utilise également la voiture de fonction dans le cadre personnel. Il peut être calculé selon les dépenses réelles ou forfaitairement. Les trajets domicile-travail ne sont généralement pas comptabilisés. Pour le calcul, l’administration distingue les véhicules achetés et loués, ainsi que l’âge du véhicule.

Plus de détails sur le site de l’Urssaf

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