La car policy est au centre de votre stratégie car elle représente la politique automobile de votre entreprise. A travers elle, vous désignez les collaborateurs qui pourront bénéficier d’un véhicule de fonction ou de service, vous sélectionnez les modèles les plus intéressants après négociation (à la fois valorisants et peu coûteux) et vous engagez une relation durable avec les personnes concernées. Toutes ces raisons doivent vous pousser à mettre en place des bases saines et solides pour accompagner vos collaborateurs dès lors que la flotte prend de l’importance.

Quels sont les critères qu’il faut prendre en compte pour formuler une car policy efficace ? Comment bien accompagner vos collaborateurs lors du choix de leur véhicule ? Comment une entreprise comme Veolia Environnement adapte sa car policy aux besoins de ses collaborateurs ?

Quels véhicules et pour qui ?

La grille d’attribution des véhicules incarne le socle d’un parc automobile. Un véritable défi pour les gestionnaires de flotte qui doivent réaliser des arbitrages multiples. L’objectif ? Maîtriser les coûts, sans pour autant revoir à la baisse la qualité des véhicules proposés à leurs collaborateurs. Explications !

Le catalogue de véhicules doit présenter des modèles au TCO (Total Cost of Ownership, qui représente l’ensemble des coûts de possession) flatteur, respectueux des exigences environnementales (qui ont aujourd’hui un réel impact financier avec la prise en compte du CO2 dans le calcul de la TVS ou du bonus/malus), tout en demeurant les plus attractifs possibles pour les collaborateurs concernés. En effet, il est important pour les gestionnaires de conserver le véhicule de fonction ou de service comme un élément de fidélisation du salarié, avec un vrai objectif RH en perspective.

L’implication de tous pour une définition précise des besoins

Dans la car policy, plusieurs catégories de véhicules doivent être clairement définies. Les commerciaux, techniciens, cadres ou dirigeants n’auront pas forcément les mêmes choix de modèles puisque leurs profils sont différents. L’enjeu est de comprendre les besoins de chaque acteur en fonction de son statut et de ses activités professionnels, tout en gardant à l’esprit le niveau de l’activité économique de l’entreprise. Une car policy cohérente et valorisante doit être issue d’une réflexion globale où tous les aspects de la relation avec les salariés sont bien pris en compte. Il est essentiel que la stratégie soit construite en accord avec la direction générale, le département des achats, les ressources humaines de l’entreprise, ainsi que l’ensemble des départements des collaborateurs concernés. La direction financière doit aussi être consultée, puisque la politique en termes de véhicules sera déterminée en regard des capacités de l’entreprise à déployer des moyens. Le nombre de véhicules nécessaires au bon fonctionnement sur le terrain (en intégrant la part variable) doit aussi être évalué.

Le choix des véhicules

Une fois que les catégories sont bien délimitées, faut-il encore trouver les véhicules adéquats. Les gestionnaires de flotte devront alors choisir avec quelles marques ils souhaitent travailler. La négociation tripartite entre l’entreprise, le loueur et le constructeur doit permettre de fixer, en regard notamment de la valeur résiduelle, quels véhicules sont les plus à même de répondre au cahier des charges établi en amont. Le TCO devra être optimisé : tous les véhicules, équipements ou motorisations ne sont pas équivalents. Le catalogue devra être régulièrement mis à jour en fonction des évolutions des modèles et des changements législatifs. En optant pour des équipements indispensables, comme la climatisation ou le GPS par exemple, ou encore une couleur de carrosserie ou un niveau de finition appréciés, des remises pourront être obtenues en vue d’une potentielle revente au terme du contrat. Autre considération, qui ne devra pas mettre à mal la recherche d’un TCO compétitif, l’entreprise pourra par exemple privilégier des marques locales sur le territoire d’activité et/ou exclure certains types de modèles qui vont à l’encontre de l’image que veut donner l’entreprise (à TCO équivalent, des véhicules sportifs ou des 4×4 peuvent ne pas correspondre à cette politique). En interne comme en externe, la car policy a un impact sur l’image de l’entreprise.

Entre précision et souplesse

Mais puisque le véhicule est aussi un outil de valorisation, une stratégie de modèle unique par catégorie n’est pas forcément idéale. La clé de la réussite pour convaincre ? Combiner des règles précises (pour favoriser la compréhension de tous et maîtriser les dépenses) avec une vraie souplesse (pour laisser une marge de personnalisation et satisfaire ainsi le plus grand nombre de conducteurs). Les collaborateurs pourront, par exemple, opter pour des équipements de confort ou monter de catégorie moyennant un apport supplémentaire, ou choisir entre plusieurs modèles : 3 ou 5 portes, berline ou monospace… qui répondront autant à leurs considérations professionnelles que personnelles.

Une politique claire pour une relation saine

Parce qu’elle peut être source de d’incompréhension entre les collaborateurs de l’entreprise, la politique automobile de l’entreprise doit être définie dès l’acquisition du véhicule. Au moment où les salariés feront leur choix de modèle, les gestionnaires de flotte auront tout intérêt à leur présenter en parallèle un mode d’emploi complet à respecter.

Au-delà du catalogue de véhicules, la car policy réclame une bonne définition de l’ensemble de la politique d’attribution du véhicule. Les droits et les obligations de l’employé et de l’employeur peuvent être inscrits dans un contrat qui peut être divisé en une charte et un règlement par exemple. Vous pourrez ainsi indiquer :

  • l’ensemble des règles d’attribution (qui est éligible et pour quelle catégorie ? Le véhicule est-il inclus dans la rémunération ? Est-il indispensable à l’activité ? Comment se déroule la restitution ?) ;
  • la zone géographique où l’utilisation du véhicule est autorisée ;
  • les règles de sécurité et les interdictions (alcool, drogues…) qui impliquent la responsabilité du conducteur ;
  • les règles en cas d’utilisation privée du véhicule (la conduite est-elle autorisée le weekend ou en période de vacances ? Le conjoint ou un collègue de l’employé désigné peut-il utiliser le véhicule ?) ;
  • les modalités en cas de changement de véhicule ou de poste ;
  • la durée et le nombre de kilomètres autorisés sur une période donnée ;
  • les procédures à suivre pour l’entretien ou pour les changements de pneus (été/hiver) ;
  • la limite budgétaire de carburant sur une période donnée ;
  • les procédures à suivre en cas de vol, de panne ou d’accident.

Signées par le collaborateur, ces conditions d’utilisation garantiront une meilleure compréhension de l’ensemble des règles à respecter par le salarié. Avec ce mode d’emploi, vous pourrez envisager plus sereinement la gestion de votre flotte.

A lire également :
Véhicules de fonction : les engagements des salariés

« Chaque véhicule doit être bien adapté au métier et au collaborateur »

Pour Baudouin De Mégille, directeur de la flotte automobile et des achats matériels roulants chez Veolia Environnement, client TOTAL GR, la constitution de la car policy est au cœur de la stratégie de son entreprise. Toujours en quête d’adaptabilité, il nous livre sa vision sur la question…

Comment se compose le parc automobile chez Veolia Environnement ?

Nous déployons aujourd’hui 22 000 VUL (véhicules utilitaires légers), qui répondent aux besoins opérationnels de nos intervenants sur le terrain, et 8 000 véhicules de fonction. Nos VUL sont loués en LLD pour une durée de 60 à 72 mois : des contrats sensiblement plus longs qu’il y a quelques années. Les véhicules de fonction, eux, sont répartis en quatre catégories différentes selon le statut des collaborateurs visés et les objectifs de valorisation salariale. Les contrats courent sur 48 mois pour les véhicules de fonction. Nous proposons des voitures à 98 % issues de marques françaises qui, selon les postes concernés, vont des citadines de type Renault Clio à des modèles Premium, tels que la Peugeot 508.

Quels sont les critères qui déterminent les véhicules de votre car policy ?

Tous nos véhicules répondent à un cahier des charges précis et exigeant en termes d’émission de CO2, de prix catalogue et évidemment de TCO. Ils répondent tous à une politique de qualité et de sécurité qui se traduit par des voitures systématiquement équipées d’ESP, de GPS ou d’airbags latéraux. Si les finitions des véhicules offrent déjà des prestations intéressantes, nous laissons libre choix à nos collaborateurs d’ajouter des options payantes aux prix négociés.

L’optimisation de la car policy est un élément essentiel de la gestion de flotte… 

En effet, la souplesse de la car policy est une des clés de voute d’une gestion de flotte efficace. Avant tout, chaque véhicule doit être bien adapté au métier et au collaborateur auxquels il est attribué. Nous devons être capables de rester connectés à la fois à l’évolution du marché automobile et aux besoins de nos collaborateurs sur le terrain. L’utilisation des véhicules doit aussi être cohérente et réfléchie. La bonne anticipation des périodes de vacances, par exemple, offre des pistes d’optimisation. Enfin, la taille du parc automobile, de manière générale, doit pouvoir s’adapter au niveau d’activité de l’entreprise. Elle doit être suffisamment variable, avec des contrats négociés au plus juste, sans pour autant engendrer des manques dans des périodes de regain d’activité ou générer des écarts de trésorerie.


Commentaire (1)

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  1. Ricardo Fasola

    Très bon dossier et très complet !
    Pour une petite flotte comme la mienne (25 véhicules), ce n’est pas toujours simple de s’y retrouver et notamment de savoir à quel rythme il faut proposer un nouveau catalogue à mes collaborateurs.

    Mes spécialités ? Les problématiques TPE, les Véhicules Utilitaires Légers, la sécurité mais aussi les nouvelles technologies. Vous avez une question relative aux problématiques liées à la gestion de flotte dans les petites entreprises ? Vous souhaitez en savoir plus sur l'évolution de l'offre Hi-Tech en matière de mobilité professionnelle ? Vous envisagez de mettre en place une politique de prévention routière au sein de votre structure ? Je mets toute mon expertise à votre service !   

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