Le TCO (Total Cost of Ownership) est un indicateur fiable qui vous sert au quotidien à évaluer l’impact budgétaire de votre flotte. Désormais, le TCM (Total Cost Management ou Total Cost of Mobility) apporte une nouvelle dimension et calcule l’ensemble des coûts de mobilité de chacun de vos collaborateurs.

Comment optimiser les coûts d’un trajet ? Vos collaborateurs perdent-ils trop de temps à se déplacer ou à remplir leurs notes de frais ? Quels sont les comportements au volant et sur les lieux de rendez-vous qui pourraient être corrigés ? Pour mettre en place une stratégie cohérente d’amélioration du TCM au sein de votre entreprise, retrouvez ici tous nos conseils…

Qu’est-ce que le TCM

Vos collaborateurs se déplacent-ils à bon escient et dans des conditions optimales ? Pour les gestionnaires, le défi est de calculer au plus juste les dépenses liées à la mobilité, sans pour autant heurter la confiance des salariés. Cette approche, qui va encore plus loin que le TCO, se nomme TCM ! Explications d’un nouveau concept qui pourrait vite devenir un réflexe.

Considérer l’ensemble des frais de déplacement

Les définitions du TCM divergent, mais elles s’accordent à calculer l’ensemble des coûts liés aux déplacements de vos collaborateurs à l’extérieur de l’entreprise. Outre les véhicules de fonction et les frais liés à leur usage (déjà considérés dans le calcul du TCO), le TCM prend également en compte les dépenses en train, en taxi, en achat de GPS, en temps de gestion, etc. D’autres incluent les frais d’hôtel ou de restaurant lors des voyages d’affaires.

Les collaborateurs au centre de l’attention

Avec le calcul du TCM, ce sont les comportements de chaque collaborateur, plutôt que les véhicules, qui intéressent les gestionnaires de flotte. Ce principe prend encore davantage de sens avec l’émergence des systèmes d’autopartage qui diminuent le nombre de véhicules dans le parc. Les consommations et l’entretien dépendent alors des différents conducteurs qui se succèdent avec des habitudes et des usages qui leur sont propres. Le gestionnaire doit aussi veiller à ce que chaque trajet en voiture (ou avec un autre mode de locomotion) soit anticipé et optimisé pour être le plus économique possible. Pour cela, il dispose d’outils comme les systèmes de gestion dynamique des flottes qui remontent de nombreuses informations révélatrices du comportement du conducteur (consommation, kilomètres parcourus, empreinte carbone, surrégimes, etc.). Avec l’Extranet GR online, les clients TOTAL GR bénéficient déjà de ces services très utiles !

Une nouvelle organisation

Les entreprises, et notamment les grandes structures, peuvent choisir de centraliser ou d’externaliser la gestion de la mobilité du salarié. Des voyages aux réservations de chambre, en passant par les contrôles techniques ou le reporting des frais de déplacement : tout doit être considéré par le gestionnaire à l’aide des outils mis à sa disposition. Ainsi, ils disposent d’ores et déjà de plusieurs options pour améliorer le TCM et réaliser des économies.

 

Le TCM pour aller plus loin que le TCO

Si les gestionnaires de flotte disposent aujourd’hui de nombreuses solutions pour baisser le TCO, cela ne suffit plus ! Le concept de « TCM » fait son apparition pour optimiser encore davantage l’ensemble des coûts liés aux déplacements professionnels. Le point ici !

Le TCO est devenu incontournable

Le TCO est aujourd’hui pleinement ancré dans les mœurs des gestionnaires de flotte. Cet indicateur de référence désigne l’ensemble des coûts de détention et d’exploitation d’une flotte : l’entretien, l’assurance, le carburant, les pneumatiques, les péages, les frais de restitution, le financement ou l’impact sur les finances de l’entreprise, le loyer fixé en fonction notamment de la valeur résiduelle… En France, le TCO moyen par véhicule est évalué à 12 409 euros par an en 2012. Un montant conséquent qui prouve l’importance de cette donnée lors du choix des véhicules qui composeront la car policy (catalogue de flotte) de l’entreprise. L’optimisation de ce poste de dépenses important nécessite donc une grande rigueur et un suivi régulier.

De nouvelles perspectives d’économies

En prenant désormais en compte l’ensemble des frais liés aux déplacements de vos collaborateurs, le TCM complète donc efficacement le TCO. En effet, les pertes de temps « productif » liées à de mauvais choix de modes de locomotion ou une gestion trop lourde des frais sont des leviers sur lesquels les entreprises peuvent jouer. Mais attention ! S’attaquer au TCM peut aussi devenir anxiogène pour vos collaborateurs : les mesures à prendre pouvant être interprétées comme un contrôle excessif ou une volonté de réduction de leurs avantages en nature… mettant à mal leur statut lui-même.

 

Comment optimiser le TCM ?

Vos collaborateurs sont sans cesse en déplacement et le temps « productif » en pâtit ? Les nouvelles technologies, toujours en progrès, permettent d’optimiser des emplois du temps déjà bien chargés…

Misez sur les conférences à distance, le téléphone ou les mails

Si le contact humain reste primordial, notamment pour les postes commerciaux, il faut néanmoins trouver un juste milieu entre les rencontres de visu et les échanges « virtuels ». Des salles de visioconférences peuvent être louées pour travailler dans les meilleures conditions. Les webcams ou les modes visio des smartphones permettent aussi ce type de rencontres à distance. Moins directs, les mails auront cependant l’avantage de « graver dans le marbre » les différents échanges.

Choisissez les bons trajets ou moyens de locomotion

Afin d’adapter au mieux les différents voyages de leurs collaborateurs en fonction de leurs besoins, les gestionnaires de flotte doivent se montrer vigilants. A ce titre, les applications GPS apportent une aide précieuse pour déterminer en amont le trajet le plus efficace.

Encouragez l’éco-conduite

En voiture, des outils télématiques peuvent être utiles pour réduire les consommations de carburant ou, grâce à une conduite plus douce et anticipée, de faire baisser la sinistralité de votre flotte. Ces systèmes, initialement prévus pour optimiser les temps de trajets, peuvent aussi aider à cibler les conducteurs pour qui des stages d’éco-conduite seraient bénéfiques.

Externalisez la gestion de la mobilité

Des agences de voyages proposent aux professionnels des solutions complètes incluant l’ensemble des transports optimisés et les réservations d’hôtel. D’autres sociétés, de conciergerie automobile, peuvent s’occuper d’acheminer les véhicules au garage pour les contrôles techniques ou réparations.

Informatisez les notes de frais

Le reporting des frais de déplacements est à comptabiliser dans le TCM. Regrouper les différentes factures (carburant, péages, hôtels…) nécessite du temps, au-delà du déplacement en lui-même. Beaucoup d’entreprises proposent encore que les informations soient rapportées sur format papier. Les salariés sont donc doublement mobilisés : au moment où ils vont regrouper leurs factures une première fois, puis en formalisant les frais sur les formulaires. Aujourd’hui, des logiciels informatiques et applications smartphone simplifient cette étape en enregistrant directement les frais. Un système simple et centralisé comme le propose l’offre TOTAL GR est très appréciable.

Encouragez des dépenses raisonnables

Privilégiez le dialogue aux sanctions, en impliquant vos collaborateurs dans la politique économique de l’entreprise.

 


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