Quel système de gestion de parc privilégier ? Mieux vaut-il être propriétaire ou locataire de ses véhicules d’entreprise ? Dans le cas d’une location, quelle formule choisir ? De l’achat à la location longue durée (LLD), en passant par le crédit-bail, les formules de détention sont nombreuses et il n’est pas toujours évident d’y voir clair… Pour faire le meilleur choix, en accord avec les besoins et les capacités financières de votre entreprise, découvrez ici un panorama des avantages et inconvénients de chaque solution…

Gestion de flotte ou indemnités kilométriques ?

Pourquoi préférer la gestion de parc aux indemnités kilométriques ? Achat, location longue durée ou Crédit-bail, quelle que soit la formule de détention choisie, la gestion de parc présente de nombreux avantages, à la fois pour l’entreprise et pour le collaborateur… 

Zoom sur les indemnités kilométriques 

Dans le système d’indemnités kilométriques, le collaborateur utilise son propre véhicule pour ses déplacements professionnels. En contrepartie, son entreprise lui attribue une indemnisation, calculée à partir du kilométrage déclaré, du véhicule utilisé et du barème négocié à la signature du contrat. 

Toutefois, ce système ne présente pas que des avantages :

  • kilométrage difficilement contrôlable,
  • véhicule parfois inadapté à son utilisation,
  • surcoût de prime d’assurance,
  • risque de manque d’entretien du véhicule pouvant pénaliser l’employeur en cas d’accident,
  • véhicule principal immobilisé pour le collaborateur… 

Gestion de parc : la solution idéale ? 

La gestion de parc présente de nombreux avantages pour l’entreprise et son salarié :

  • Avantage en nature, le véhicule de fonction valorise le statut du salarié dans l’entreprise et représente un véritable atout au moment de l’embauche.
  • L’entreprise maîtrise son parc automobile (véhicules, entretien, assurances…).
  • Les cartes pétrolières proposées dans le cadre d’une gestion de parc représentent un gain de temps pour les salariés (stationnement, péage, retrait de carburant) sans aucune avance de frais. Quant à l’entreprise, elle bénéficie d’une gestion centralisée des factures. 

Cependant, cette solution peut aussi présenter quelques risques : kilométrage privé difficilement contrôlable, risques de dérives en matière de coût d’entretien, de coût de services, de sinistralité… 

A vous de choisir la solution la mieux adaptée à votre situation selon les besoins de votre entreprise, de sa trésorerie, et de vos attentes.

Total GR vous accompagne…

Quelles que soient les formules de détention et de gestion choisies, la carte TOTAL GR et ses services associés vous permettent de contrôler et maîtriser facilement les dépenses de votre flotte. 

  • Des factures centralisées

Votre gestionnaire (qu’il soit internalisé ou externalisé, comme dans le cadre du fleet management) reçoit une facture unique pour l’ensemble des transactions réalisées avec la carte carburant TOTAL GR : retrait de carburant, services en station, péages, stationnement.

  • Un outil de gestion en ligne

Accessible 7j/7, 24h/24, l’Espace Client GR online@ permet de piloter vos dépenses de mobilité à distance : état de parc, création, renouvellement et paramétrage sur-mesure des Cartes TOTAL GR, suivi de la consommation et des transactions réalisées par vos collaborateurs (sur souscription), alertes en cas d’utilisation frauduleuse de la carte (sur souscription), synthèse et analyse de vos dépenses (sur souscription)…

 

Achat comptant, à crédit et crédit-bail

Si les grandes entreprises optent le plus souvent pour la LLD,  les TPE préfèrent généralement financer leur flotte par l’achat comptant, ou à crédit. Certaines entreprises privilégient quant à elles le crédit-bail, qui offre la possibilité à l’entreprise locataire d’acheter ou non le véhicule en fin de contrat de location. Comment faire votre choix ?

Comment devenir propriétaire de sa flotte ? 

L’entreprise peut acheter son véhicule à comptant ou à crédit. Elle en devient alors immédiatement propriétaire. Le véhicule acquis devient donc une immobilisation inscrite à l’actif de l’entreprise. Il est assuré et entretenu par celle-ci. Elle peut ensuite le revendre à l’un de ses collaborateurs, à un garage ou dans le cadre de ventes aux enchères. 

En optant pour le crédit-bail, l’entreprise locataire, peut également devenir propriétaire du véhicule :

  • par anticipation, c’est-à-dire avant la fin de la location (une période minimale à respecter est généralement déterminée),
  • au terme du contrat : le loueur doit alors payer la valeur résiduelle déterminée (le dépôt de garantie versé initialement est alors déduit du prix de vente). Il faudra faire une nouvelle carte grise au nom du nouveau propriétaire. 

Achat comptant ou à crédit ? 

  • Achat comptant : dans ce cas de figure, l’entreprise doit disposer d’une importante trésorerie qui peut être affectée à cette dépense plutôt qu’à un investissement productif. Une opération généralement justifiée par un excédent de trésorerie que l’entreprise préfère investir plutôt que de placer dans des conditions hasardeuses.
  • Achat à crédit : ce mode de financement permet à l’entreprise d’acquérir un véhicule de fonction via un organisme de crédit. Si l’achat à crédit permet de maîtriser sa trésorerie à court terme, il est cependant assorti de remboursement d’intérêts, à taux plus ou moins élevé. 

Qu’est-ce que le crédit-bail ?

L’entreprise locataire choisit le véhicule de son choix chez un concessionnaire affilié à un organisme de crédit. Ce dernier achète le véhicule pour le louer à son client, sur une période déterminée. Au terme de ce contrat, l’entreprise a la possibilité de racheter le véhicule loué à l’organisme de crédit. Dans le cas contraire, elle doit lui restituer le véhicule en bon état. L’organisme de crédit lui rembourse, à ce moment-là, le dépôt de garantie réalisé à la signature du contrat. 

Dans le cadre d’un crédit-bail, le contrat doit inclure :

  • la durée de la location,
  • le montant du dépôt de garantie,
  • le montant, le nombre et la périodicité des loyers (avec ou sans assurance),
  • la désignation et le prix comptant de la voiture louée lors de la location,
  • le montant, le nombre et la périodicité des loyers (montant TTC, valeur de rachat du véhicule au terme du contrat, et coût des éventuelles assurances souscrites).

A noter : il s’agit d’un contrat de location et non de crédit. La mention « taux d’intérêt » ne doit pas apparaître. 

 

 

Location longue durée (LLD)

Si elle est encore peu répandue dans les petites entreprises, la location longue durée (LLD) connaît un véritable succès auprès des grandes entreprises. Si le contexte économique des années passées n’est sans doute pas étranger à un tel phénomène, le système de la LLD reste un système très avantageux pour les grandes structures. 

Qu’est-ce que c’est ? 

La location longue durée (LLD) est une location pour une durée supérieure à un an et un kilométrage convenu. Les véhicules sont choisis par l’entreprise, mais sont la propriété du loueur. Ils ne sont donc pas inscrits au bilan de l’entreprise. Le loueur peut également prendre en charge des coûts d’entretien (qu’il fait effectuer à un réseau de constructeurs) et la revente du véhicule. Il peut, également, sur demande de l’entreprise locataire, assurer le renouvellement des pneumatiques, assister le véhicule en cas de panne ou de sinistre (et son remplacement, le cas échéant), prendre en charge l’assurance… Autant de services décidés à la signature du contrat de location. 

Les contrats de location en LLD 

  • En livre ouvert

Dans ce type de contrat, les éléments pris en compte dans le loyer (valeur résiduelle estimée, remise, taux de placement) sont connus du client. Ce dernier verse des honoraires de gestion et prévoit une provision pour les services assurés par le loueur. Ce type de contrat inclut des régularisations périodiques tenant compte du kilométrage parcouru, des écarts constatés entre dépenses réelles et provisions, mais aussi prix de vente réel et valeur résiduelle. 

  • Forfaitaire

Dans ce cas, le montant du loyer et des redevances sont fixes (sous réserve d’absence de clause d’indexation et de révision des contrats). Ce contrat repose sur le nombre de kilomètres parcourus. Il prend fin une fois la réserve kilométrique atteinte.

Financement : comment ça marche ? 

En tant que locataire, l’entreprise règle, selon le contrat souscrit, des loyers mensuels tenant compte de/du :

  • l’équivalent de l’amortissement économique du véhicule,
  • l’option d’entretien choisie,
  • l’assistance,
  • la possibilité de renouvellement des pneumatiques,
  • prix du véhicule payé par le loueur,
  • la durée du contrat et du kilométrage prévu,
  • la valeur de revente prévisible du véhicule au terme du contrat. 

Les atouts pour l’entreprise 

  • Aucun impact sur la trésorerie de l’entreprise (pas de dépôt de garantie, pas d’apport, et si le véhicule est restitué dans l’état prévu dans le contrat de location, il n’y a pas de coût supplémentaire à prévoir au moment de la restitution).
  • Pas de recherche fastidieuse de véhicule.
  • Anticipation des dépenses liées à l’utilisation du véhicule grâce à la mensualisation des loyers.
  • Entretien, assistance, assurance, remplacement du véhicule sont autant de services pouvant être inclus dans le montant du loyer mensuel.
  • Les risques de casse mécaniques et les risques de pertes liés à la revente du véhicule sont pris en charge par le loueur.
  • Pas d’intervention comptable ou de frais liés à la fin de contrat (excepté si le véhicule n’est pas restitué dans l’état prévu ou rendu avec un kilométrage dépassant celui prévu dans le contrat initial).
  • L’entreprise est automatiquement tenue au courant par le loueur des nouvelles dispositions réglementaires liées à la gestion de parc (sécurité économique et fiscale)… 

Les limites 

Selon le loueur, les services et le contrat souscrit, la LLD peut engendrer quelques mauvaises surprises, notamment lors de la restitution du véhicule (frais de remise en état et dépassement du kilométrage prévu dans le contrat forfaitaire)… Restez vigilant ! 

Fleet management 

Etre propriétaire de sa flotte tout en bénéficiant des services associés à la LLD, c’est ce qu’offre le fleet management. Une solution de gestion externalisée, principalement destinée aux flottes de grande envergure…

Le principe

Le fleet management consiste à confier la gestion de son parc à un tiers qui gère :

  • la maintenance et l’entretien des véhicules,
  • l’assistance du véhicule et son remplacement en cas de sinistre ou de panne,
  • le renouvellement des pneumatiques,
  • la prise en charge de l’assurance,
  • la gestion des sinistres,
  • la consommation de carburant de la flotte & la gestion des cartes pétrolières…

Les offres…

Deux types de formule sont généralement proposés aux entreprises :

  • Fleet management « en reddition de compte » : dans ce cas, l’entreprise est refacturée par le prestataire « à l’euro près » et continue donc à assumer financièrement l’entretien, la réparation, ou encore le coût de remplacement du véhicule en cas de sinistre.
  • Fleet management « en forfait » : dans le cadre de cette formule, l’entreprise paye la prestation pour une période et un kilométrage définis et c’est le prestataire qui prend en charge tous les risques.

Les atouts

  • La gestion de flotte est confiée à un expert.
  • L’entreprise maîtrise le financement de sa flotte automobile.
  • Le prestataire est le point d’entrée unique des fournisseurs, des utilisateurs et de l’entreprise.
  • La gestion de votre parc est simplifiée.

Les limites

  • Le financement des véhicules reste à la charge de l’entreprise : sa trésorerie est immobilisée, mais elle est aussi en charge de la revente des véhicules.
  • Des coûts de gestion internes peuvent être engagés (contrôle du prestataire et des actions qu’il a mené sur votre flotte automobile).

Ce choix est donc à faire selon les capacités salariales et financières de votre entreprise, et la confiance que vous accorderez au prestataire sollicité pour gérer votre parc de véhicules.

 


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    Mes spécialités ? Les évolutions fiscales relatives à la gestion de flotte, mais aussi toutes les problématiques en matière d'assurance automobile. Ma mission ? Vous aider à décrypter les règles de fiscalité et de réglementation liées à la gestion de la flotte de votre structure. Assurance, TVS, divergences européennes… pas de panique : je m'engage à vous conseiller sans détour et en toute clarté !   

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