Bénéficier d’un véhicule pour ses déplacements professionnels mais aussi personnels reste un véritable privilège pour certains de vos salariés. Intégré à la stratégie de rémunération globale de votre entreprise ou pour valoriser un poste lors d’un recrutement, le véhicule de fonction est une solution intéressantes à bien des égards, y compris pour les petites structures.

Véhicule de fonction : une option vraiment avantageuse

Le véhicule de fonction est généralement accordé à un collaborateur dans le cadre d’une stratégie de rémunération globale. Il peut ainsi être proposé en substitution d’une prime ou d’une augmentation de salaire. Mais constitue-t-il une option véritablement intéressante, compte-tenu de son impact fiscal direct sur le capital de l’entreprise et le revenu du salarié ? 

Véhicule de fonction et avantage en nature au regard de l’administration

L’administration fiscale et l’URSSAF considèrent que l’utilisation d’un véhicule de fonction à titre privé (domicile-travail, week-end, congés…) aux frais de sa société, est un avantage en nature assimilable à un revenu complémentaire. Il doit donc être assujetti à l’impôt sur le revenu. Pour ce faire, l’attribution d’un véhicule de fonction doit être valorisée et intégrée dans la rémunération brute du salarié. Une évaluation rendue par deux modes de calculs, mis à disposition des employeurs :

  • l’évaluation sur la base des dépenses réellement engagées par l’entreprise, pour le compte du salarié,
  • l’évaluation sur la base d’un forfait annuel, moins contraignante en termes de gestion comptable.

Un impact direct sur le revenu du salarié

L’attribution d’un véhicule de fonction n’est pas indolore pour le salarié. Il se traduit par une perte de revenu immédiate, puisqu’il est soumis à deux prélèvements supplémentaires : les charges sociales salariales et l’impôt sur le revenu. En contrepartie, il peut acheter des droits à la retraite supplémentaires grâce à ces charges et n’aura pas à supporter les coûts associés à l’utilisation d’un véhicule personnel.

Le plus souvent, l’avantage financier pour le salarié est supérieur à son équivalent monétaire. Un rapport déterminé par l’utilisation que le collaborateur fait de son véhicule : plus l’usage à titre personnel est conséquent, plus le salarié trouve un intérêt à bénéficier d’un véhicule de fonction.

Et pour l’entreprise ?

En supplément des coûts directs (achat ou location, certificat d’immatriculation, assurance, carburant, entretien), l’entreprise doit également assumer les coûts indirects réservés aux véhicules de société : taxe sur les véhicules de société (TVS), taxe professionnelle, impôt société sur les coûts non déductibles, charges sociales patronales dues sur le montant de l’avantage en nature

Pourtant, miser sur les véhicules de fonction peut vite s’avérer un calcul gagnant ! La gestion liée aux véhicules des salariés est grandement facilitée. Les complications liées aux indemnités kilométriques sont effacées avec une gestion centralisée. L’entreprise peut également mieux optimiser les trajets de ses collaborateurs. Lorsque les salariés parcourent beaucoup de kilomètres dans le cadre de leur travail, l’intérêt est certain !

Les limites administratives 

- Lorsqu’une entreprise met à disposition de son salarié un véhicule de fonction pour effectuer ses trajets domicile-travail ou travail-travail, il n’y a pas d’avantage en nature. 
- Lorsqu’une entreprise attribue un véhicule de fonction à un salarié, de façon permanente, l’avantage en nature peut être négligé, à condition que l’employeur indique de façon formelle (règlement intérieur de l’entreprise, courrier papier, e-mail...) que ce véhicule est utilisé uniquement dans un cadre professionnel.

Susciter l’attraction et l’engagement des salariés

Selon le baromètre de l’Observatoire du Véhicule d’Entreprise (OVE), 78 % des grandes entreprises continuent de penser que le véhicule de fonction est un instrument de motivation important. Une reconnaissance qui peut tout autant être partagée par les salariés de TPE et PME.

Le véhicule de fonction particulièrement attirant

D’après la société de conseil en management Hay Group, il existe « 6 leviers d’attraction et de rétention » du salarié au cœur d’une entreprise :

  • l’environnement au travail,
  • la rétribution (rémunération et avantages en nature),
  • la valeur du travail,
  • le style de travail,
  • les options de carrière,
  • le style de vie.

La voiture de fonction tient la première place des avantages en nature offerts aux salariés.

Plusieurs grades de véhicules professionnels

Il existe trois types de véhicules d’entreprise, alloués aux salariés, selon leurs fonctions et leur niveau hiérarchique :

  • le véhicule de service : attribué aux collaborateurs pour effectuer leurs trajets professionnels et restitué à l’entreprise au terme du rendez-vous.
  • le véhicule de fonction : attribué aux salariés amenés à effectuer de nombreux déplacements professionnels. Il peut, sous certaines conditions stipulées dans le contrat du collaborateur, être utilisé à titre privé (en dehors des heures de travail, en fin de semaine ou pendant les congés).
  • le véhicule de statut : véhicule habituellement attribué aux cadres de haut niveau. Elément de rémunération indirecte, il constitue un véritable outil de reconnaissance et de réussite dans l’entreprise.

Parmi ces véhicules, seules la voiture de fonction et la voiture de statut peuvent être considérées comme des avantages en nature. En effet, « l’avantage en nature est la mise à disposition du salarié, par son entreprise, d’un bien, d’un produit, ou d’un service que le salarié peut également utiliser à des fin privées, lui permettant ainsi de réaliser des économies de frais qu’il aurait dû normalement supporter.* » A ce titre, il est pris directement en compte dans la rémunération globale du salarié qui en bénéficie. S’il en est privé, quelle qu’en soit la raison, son salaire devra être ajusté en conséquence.

Quels critères prendre en compte pour choisir un véhicule de fonction ?

L’attribution d’un véhicule de fonction doit aujourd’hui prendre en compte plusieurs critères :

  • les besoins professionnels et personnels du collaborateur : est-il régulièrement amené à effectuer des trajets longues distances ? A-t-il des enfants ?
  • l’image que souhaite véhiculer l’entreprise. En effet, d’après l’OVE, « de plus en plus de société veillent à l’image qu’elles transmettent au travers des véhicules de leurs collaborateurs : telle société porteuse de valeurs éthiques, privilégiera des véhicules hybrides, telle autre voudra se faire la plus discrète possible, ou la plus politiquement correcte en ne sélectionnant que des voitures « bonussées » ou de marque internationale… »
  • le contexte économique et politique, avec de nouvelles réglementations fiscales qui peuvent modifier les calculs.

Ces critères permettent aux chefs d’entreprise et décisionnaires de sélectionner plusieurs véhicules par gamme à proposer au collaborateur. C’est parmi cette première sélection, inscrite dans la car policy, que le salarié est amené à choisir le véhicule qui lui convient. Bien entendu, une petite entreprise n’aura pas forcément besoin de gérer un grand nombre de véhicules de fonction. Le choix se fera alors au cas par cas, en fonction des opportunités qui se présenteront.

Des avantages concrets pour les salariés

Symbole de réussite professionnelle, de reconnaissance et de récompense pour le travail accompli, le véhicule de fonction reste, malgré les années, une valeur sûre auprès des salariés qui en bénéficient. Assurances, certificat d’immatriculation, coûts d’exploitation (entretien ou même carburant) ou remplacement du véhicule en cas d’accident, sont autant de frais à la charge de l’entreprise dont le collaborateur est affranchi. D’après Hubert de Préval**, dirigeant fondateur du cabinet Austin Kellas International, spécialisé en Executive Search et Management RH, la voiture de fonction est devenue indispensable aux salariés qui en bénéficient déjà et peut représenter un véritable frein à une potentielle embauche dans une entreprise qui n’en propose pas (valorisation salariale, risque de perte de statut…). Pour les salariés qui n’ont pas encore bénéficié d’un véhicule de fonction, il représente un plus, mais seulement si le package de rémunération proposé est supérieur.

Un bon moyen pour motiver

Certaines entreprises ont directement intégré le véhicule de fonction au cœur de leur politique de management. En effet, l’accession à un type ou une marque de véhicule de haut standing peut faire l’objet de challenges internes. L’idée ? Permettre aux collaborateurs ayant atteint un chiffre d’affaire de référence de se voir attribuer, sur une durée donnée, un véhicule de fonction à la hauteur de leurs rêves.

D’autres alternatives au véhicule de fonction… 

Il existe d’autres moyens, pour l’entreprise, de répondre aux attentes de ses salariés. Suivant le cas, à l’attribution d’un véhicule de fonction les salariés pourront préférer : 

- le scooter de fonction,
- les indemnités forfaitaires de transport,
- le remboursement kilométrique,
- le véhicule de service.

Des solutions parfois plus avantageuses pour le salarié mais aussi pour l’entreprise !

*Mémento fiscal et social du véhicule d’entreprise, Observatoire du Véhicule d’Entreprise, 2008
**Source : www.observatoire-vehicule-entreprise.com

Quid du paiement du carburant

A l’attribution du véhicule de fonction, l’entreprise n’est pas tenue d’assumer les frais de carburant engendrés par les déplacements de ses collaborateurs. Mais cette option peut toutefois représenter un outil de management et de motivation supplémentaire…

Frais de carburant : en pratique

Dans certains cas, le salarié qui bénéficie d’un véhicule de fonction peut être amené à assumer lui-même ses frais de carburant. Cependant, il peut déduire ces frais au titre de frais réels, à condition de renoncer à la déduction de 10 % de ses frais professionnels.

Mais le plus souvent, les frais de carburants sont supportés par l’entreprise et sont directement intégrés dans l’évaluation de l’avantage en nature.

  • Dans le cas de l’évaluation sur la base des dépenses réellement engagées, il est ainsi nécessaire d’ajouter au calcul global, les frais réels de carburant utilisé pour l’usage privé du véhicule.
  • Dans le cas de l’évaluation au forfait (si l’entreprise est propriétaire du véhicule), l’employeur doit ajouter au calcul global les frais réels de carburant utilisé pour l’usage privé ou opter pour le calcul d’un forfait intégral prenant en compte le coût du véhicule et les frais de carburant. Pour calculer l’avantage en nature selon les frais réels, le bénéficiaire du véhicule de fonction doit donc archiver l’ensemble des factures associées à ses retraits de carburant.

Cartes pétrolières : un outil de valorisation supplémentaire

Intégrée dans la stratégie budgétaire et managériale de nombreuses entreprises, la carte pétrolière peut représenter un véritable outil de valorisation pour le salarié. En optant pour la carte TOTAL GR pour ses collaborateurs, l’entreprise peut (via le gestionnaire de flotte) faire évoluer le paramétrage de la carte du salarié, en fonction de son statut hiérarchique. Retrait de carburant limité aux jours de travail ou étendu au week-end, accès aux services en stations (lavage), paiement des stationnements dans plus de 500 parkings à travers la France, passage au péage facilité grâce au télébadge Liber-T… et tout cela sans avance de frais ! Autant de points de motivation à faire valoir auprès des futurs embauchés !


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