Déplacements facilités, frais de carburant et d’assurance à la charge de l’entreprise, mise à disposition d’un véhicule de remplacement en cas de panne ou de sinistre : le véhicule de fonction représente un avantage financier et social indéniable pour vos collaborateurs. Mais en acceptant de bénéficier d’un tel avantage en nature, les salariés s’engagent à respecter un certain nombre de règles. Formulés dans leur contrat de travail, ces éléments doivent être clairement énoncés et prévoir tous les cas de figure. Bénéficiaires, responsabilités du collaborateur, conditions spécifiques d’utilisation : le point sur les critères à ne pas oublier !

Acquisition du véhicule

Négocié dans le cadre du contrat de travail, le véhicule de fonction est affecté à un salarié de façon individuelle. Dès la signature du contrat, s’engage le processus d’acquisition du véhicule. Choix du modèle, des options, conditions de livraisons du véhicule, engagements du conducteur vis à vis de l’entreprise : voici les premiers éléments à cadrer avec le salarié.

Le choix du véhicule

Selon son niveau hiérarchique (Directeur général, responsable des ventes, commercial, etc.), le bénéficiaire d’un véhicule de fonction peut choisir le modèle qui lui convient parmi la sélection réalisée par le gestionnaire de flotte dans la car policy. L’entreprise peut également proposer au bénéficiaire un certain nombre d’options associées telles que la climatisation ou la navigation embarquée : celui-ci pourra prendre à ses frais toute option supplémentaire, facturée au prix remisé et à régler immédiatement.

La livraison et la durée d’attribution du véhicule

Une fois la commande lancée par le gestionnaire de flotte, le véhicule de fonction choisi par le salarié est livré chez un concessionnaire proche de son domicile. Si toutefois le véhicule n’est pas disponible et qu’aucun véhicule de catégorie identique ne peut être attribué au salarié, l’entreprise peut lui affecter un véhicule provisoire, jusqu’à ce qu’un véhicule de catégorie identique à celui initialement choisi soit disponible. Une fois le véhicule réceptionné par le salarié, celui-ci lui est attribué jusqu’au terme de son contrat (même s’il bénéficie d’une promotion interne le rendant éligible à une catégorie de véhicule supérieur).

Les obligations du nouvel acquéreur

Disposer d’un véhicule de fonction constitue un véritable avantage en nature pour le collaborateur. Mais la mise à disposition d’un tel bien ne peut se faire sans édicter, très en amont, certaines règles qu’il devra respecter. Ainsi, tout bénéficiaire d’un véhicule de fonction s’engage à :

  • suivre toutes les instructions d’usage du véhicule, formulées par la société,
  • ne procéder à aucune modification du véhicule (ajout ou suppression) afin d’en améliorer la performance,
  • conserver la couleur d’origine du véhicule,
  • n’apposer aucune vignette publicitaire ou autocollante sur le véhicule (autre que celles fournies par l’entreprise),
  • procéder à l’entretien régulier du véhicule,
  • être en possession des documents et des équipements qui pourraient lui être demandés en cas de contrôle routier,
  • veiller à ce que le nombre de passagers ne soit pas supérieur à la capacité du véhicule énoncée sur la carte grise.

La reprise ou l’immobilisation du véhicule

A tout moment, l’entreprise peut procéder au retrait du véhicule de fonction affecté à un salarié :

  • lorsque les missions de celui-ci ne justifient plus l’attribution d’un véhicule par la société,
  • s’il ne respecte pas les règles d’usage édictées par l’entreprise,
  • si sa conduite représente un risque élevé pour lui et/ou sa société (nombre de sinistres et/ou d’infractions plus élevé que la moyenne),
  • s’il est dans l’impossibilité d’utiliser son véhicule sur une période supérieure à un mois,
  • s’il quitte l’entreprise.

Utilisation du véhicule

Lors de l’attribution d’un véhicule de fonction à un salarié, l’entreprise doit également prévoir d’indiquer, dans le contrat de travail, les conditions spécifiques d’utilisation : usage à titre privé, modalités de remboursement des frais de carburant, autres conducteurs autorisés à conduire le véhicule… 

Usage privé du véhicule de fonction

Le plus souvent attribué aux cadres d’entreprise et aux salariés amenés à effectuer de nombreux déplacements professionnels, le véhicule de fonction peut également faire l’objet d’un usage privé, sous certaines conditions stipulées dans le contrat de travail (en soirée, pendant les week-ends et les périodes de congé). Dans ce cas, le véhicule de fonction constitue un véritable avantage en nature, que le collaborateur devra faire figurer dans sa déclaration d’impôts.

Prise en charge des frais de carburant

Outil de management et de motivation supplémentaire, les frais de carburant sont le plus souvent pris en charge par l’entreprise et directement intégrés dans l’évaluation de l’avantage en nature. Le contrat de travail peut ainsi prévoir deux possibilités.

  • La mise à disposition d’une carte pétrolière, prépayée et paramétrée par l’entreprise. Cet outil permet au porteur de la carte de retirer du carburant (dans les stations-service associées), bénéficier de services en station, régler ses passages aux péages et son stationnement (pour des besoins professionnels), sans avance de frais. La carte pétrolière est attribuée au salarié à titre individuel. Toute utilisation de cet outil par une tierce personne peut entraîner la reprise du véhicule de fonction par l’entreprise.
  • Le remboursement des frais de carburant sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié (le carburant utilisé pour l’usage privé du véhicule) ou au forfait, selon une base de calcul formulée par l’entreprise dans le contrat.

Second conducteur

Si le véhicule de fonction est affecté à un salarié à titre individuel, le contrat de travail peut prévoir d’étendre l’autorisation d’usage du véhicule :

  • à tout autre salarié de la société,
  • au conjoint du bénéficiaire ou à son concubin s’il est civilement déclaré,
  • à tout autre conducteur doté d’un permis de conduire en cours de validité, s’il conduit le véhicule de fonction en présence du collaborateur.

Maintenance et entretien du véhicule

En acceptant la mise à sa disposition d’un véhicule de fonction, le salarié s’engage à procéder à sa maintenance et à son entretien régulier. Si les frais associés sont totalement assumés par l’entreprise, le collaborateur doit cependant veiller au bon état de son véhicule et le présenter à l’un des garages de la marque dans les plus brefs délais en cas d’anomalie constatée.

Entretien et maintenance

Qu’elle soit locataire ou propriétaire des véhicules affectés à ses salariés, l’entreprise prend en charge l’intégralité des frais d’entretien et de maintenance de sa flotte. Toutefois, en tant qu’utilisateur quotidien du véhicule, le collaborateur est soumis à un certain nombre d’obligations. Celui-ci s’engage ainsi à :

  • surveiller régulièrement les niveaux (liquide de frein ou de refroidissement, huile moteur…),
  • contrôler la pression et l’usure des pneumatiques et les faire remplacer si besoin,
  • veiller au bon état de fonctionnement des feux, des clignotants, du klaxon, des essuie-glaces et des rétroviseurs.

Le bénéficiaire du véhicule de fonction a l’obligation de présenter son véhicule pour les entretiens et les révisions périodiques dans les délais et aux kilomètres indiqués par le constructeur dans le carnet d’entretien fourni à l’entreprise. En cas de manquement à l’une de ces obligations, les frais d’entretien pourront être attribués au collaborateur.

Quid de l’assurance du véhicule de fonction ?

Le montant de l’assurance est également pris en charge par l’entreprise. Les contrats souscrits couvrent l’ensemble des risques liés à l’usage du véhicule à condition que le conducteur remplisse ses devoirs, en temps et en heure…

  • En cas d’accident : le salarié doit remplir sur le champ un constat à l’amiable et établir une déclaration de sinistre en collaboration avec sa hiérarchie. Si l’accident implique un véhicule en stationnement, le conducteur doit déposer ses coordonnées personnelles sur le véhicule accidenté afin de remplir le constat amiable ultérieurement.
  • En cas de vol ou de dégradation : le conducteur doit déposer plainte à la gendarmerie ou au commissariat le plus proche et rédiger une déclaration de sinistre qu’il transmettra sans délai au gestionnaire de flotte.

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